Não existem dúvidas de que a padronização de processos contribui para que qualquer empresa passe uma imagem mais profissional aos seus clientes, colaboradores e parceiros em geral. Afinal, o conceito de padronização está relacionado a características como organização, agilidade e eficiência.
Mas os benefícios são vários, pois a prática garante uma melhoria efetiva no desempenho do negócio. Quer saber como isso acontece? Então, confira a nossa lista.
1. Possibilita a manutenção da qualidade a longo prazo
Quando um processo não é formalmente padronizado, ele é executado da maneira como a pessoa responsável imagina ser o correto. Isso significa que toda vez que o responsável pela tarefa mudar, o processo será feito de outra maneira. Nessas transições, é inevitável que o nível de qualidade oscile.
Essa é uma realidade observada em qualquer produto e serviço não padronizado. E o resultado não poderia ser mais negativo: você perde a preferência dos clientes, que preferem apostar em uma empresa com mais credibilidade.
Se você quer evitar esse efeito, a melhor saída é a padronização de processos, aproveitando as melhores práticas. Assim, independentemente de quem esteja no comando das operações, a qualidade será sempre garantida.
Para completar, quando algum funcionário importante sair da empresa, a organização não vai perder as referências de trabalho da pessoa desligada de suas funções.
Isso se traduz em uma economia de tempo, pois a continuidade das operações não vai exigir que novas práticas sejam desenvolvidas do zero. Assim, você consegue minimizar alguns impactos da rotatividade de colaboradores.
2. Simplifica o treinamento de novos colaboradores
Processos que não seguem um padrão são mais difíceis de ensinar — e de aprender.
Imagine que um novo colaborador pede ajuda a três colegas e cada um deles ensina o mesmo processo de formas diferentes. Não há dúvidas de que esse novato vai demorar mais para entender como tudo funciona e, possivelmente, apresentará um baixo desempenho.
Quando existe um padrão, o treinamento de novos funcionários é simplificado. Mesmo que o responsável não esteja disponível para explicar tudo pessoalmente, basta recorrer à documentação existente sobre as atividades a serem executadas.
Por isso, atente para o fato de que a padronização de processos não é a única solução — a documentação também é indispensável.
Antes, empresas criavam esses documentos redigindo verdadeiros manuais de instruções aos colaboradores. Como você pode imaginar, é uma solução válida, mas pouco prática e muito demorada para o uso no dia a dia da empresa.
Hoje, você pode investir em tecnologias que permitem registrar e consultar dinamicamente os processos de trabalho utilizados na companhia. Essas soluções são mais compatíveis com a realidade das organizações.
Afinal, se um colaborador tiver que parar o trabalho por meia hora para pesquisar certo processo dentro de um manual, então esse manual não ajudou muito na produtividade da equipe.
3. Reduz riscos de acidente
Essa é uma vantagem muito pertinente à padronização de processos em setores de produção.
Se existe uma maneira bem definida de executar determinada tarefa, seus colaboradores sentem-se menos propensos a tentar métodos diferentes. E, como você certamente já percebeu, é durante essas tentativas que a maioria dos acidentes acontecem.
O funcionário tem uma ideia para uma maneira mais rápida e menos trabalhosa de operar certa máquina, por exemplo, e as coisas não saem como ele imaginou.
Portanto, estabelecer processos é, também, uma maneira de proteger sua equipe. E isso é o mais importante.
E como esse benefício se relaciona aos resultados da empresa?
Cada acidente, por menor que seja, gera uma interrupção no fluxo de trabalho. Além disso, os gestores também precisam dedicar muito tempo à elaboração de relatórios sobre como o acidente ocorreu e o que está sendo feito para sanar o problema. Sem mencionar, ainda, possíveis processos e o envolvimento de sindicatos e órgãos públicos!
Para que enfrentar esses riscos? Se você pode eliminar boa parte desses problemas simplesmente padronizando processos, esse é um investimento de tempo que será recuperado no futuro.
4. Agiliza a execução
Esse é um benefício fácil de entender. Quando há a padronização de processos, não é mais necessário perder tempo pensando “qual será a próxima etapa” — ou o que fazer em seguida”.
Com o workflow definido, a execução é mais ágil e, no final, obtemos uma otimização geral das operações da empresa.
Nesse sentido, podemos dizer que a produtividade dos seus colaboradores também apresenta uma tendência a aumentar com a padronização de processos.
O tempo economizado entre os passos de um processo já definido pode ser melhor aplicado em atividades estratégicas e criativas. Não estamos falando em ociosidade, mas em liberar sua equipe para trabalhar em projetos realmente inovadores — e inovação agrega muito mais valor ao negócio do que as operações cotidianas.
Outro ponto que merece destaque é o impacto dessa agilidade sobre a satisfação dos clientes.
Imagine que um consumidor solicita a troca de um produto. Quando o processo é padronizado, você pode informar a ele o prazo máximo para o atendimento dessa solicitação com a certeza de que tudo será resolvido dentro do tempo estipulado — ou, talvez, até mais rapidamente.
E poucas coisas geram tanta satisfação no cliente quanto uma empresa que respeita os prazos prometidos.
5. Permite saltos de melhoria contínua
Outro benefício importante da padronização de processos é que ela favorece muito mais a melhoria contínua.
Quando existem muitas variáveis para a maneira como um determinado processo é executado, fica difícil estabelecer quais são os pontos problemáticos que precisam ser repensados. Se o processo é ineficaz, existem tantas possíveis causas quanto as diferentes maneiras pelas quais ele é desenvolvido na empresa. Qual delas atacar primeiro?
Por outro lado, se o processo é padronizado, existe uma referência clara de onde estamos agora; e isso nos permite projetar com maior exatidão para onde devemos ir. Assim, a melhoria é objetiva e bem direcionada.
Os cinco benefícios da padronização de processos que você descobriu neste post estão diretamente relacionados aos resultados da empresa. Portanto, vale a pena investir em tecnologia voltada para essa finalidade.
Além disso, a tecnologia também pode ser uma grande aliada na gestão de seus colaboradores. Quer saber como isso é possível? Acompanhe nosso blog e fique por dentro das novidades do fSense. Em breve, você descobrirá como elevar a produtividade da sua equipe para outro nível.