Monitoramento transparente: como informar aos funcionários sobre o sistema de monitoramento das estações de trabalho?

Se você está sempre procurando maneiras de otimizar o gerenciamento da sua equipe e impulsionar a produtividade, com certeza já conhece as vantagens  do monitoramento das estações de trabalho, não é mesmo?

Mas já vimos muitas equipes de RH perderem o sono na hora de informar aos colaboradores que eles serão monitorados. 

Apesar de ser uma ferramenta essencial para aumentar a produtividade e também reconhecer o trabalho de cada colaborador, muita gente ainda fica com um pé atrás com essa tecnologia.   

Por não termos uma lei específica sobre o que pode ou não no horário de trabalho, cada empresa tem que encontrar uma forma de lidar com essas normas e restrições. E é aí que muitos gestores acabam se perdendo.  

Por isso, neste artigo vamos te dar dicas essenciais para sua empresa ser super transparente na hora de dar essa notícia aos colaboradores. 

4 dicas para te ajudar na hora de informar a sua equipe sobre o monitoramento das estações de trabalho

1 – Tenha todas as informações no contrato de trabalho

Você já ouviu aquele ditado “o que é combinado não sai caro”? 

Quando falamos em monitoramento das estações de trabalho, seguir essa regra pode te livrar de muitas dores de cabeça. 

Para que colaboradores e empresas estejam em comum acordo, é essencial que o contrato de trabalho, não só informe sobre o monitoramento, mas também deixe claro para os colaboradores o que pode ou não ser acessado de sua máquina durante o horário de trabalho. Afinal, para que o funcionário siga as normas, ele precisa ser avisado sobre todas elas.  

Para os colaboradores que assinaram o contrato de trabalho antes mesmo da empresa implantar uma ferramenta de monitoramento, vale também completar com um documento informando as novas normas. Assim, os colaboradores podem  assinar o documento declarando concordância com as condições. 

2 – Crie um manual de conduta da empresa 

É permitido entrar nas redes sociais? Ler uma notícia na internet? Tirar uns minutinhos para estudar? E ler aquela mensagem urgente que chegou da família? 

Todos esses pontos podem ser explicados detalhadamente em um manual de conduta para os colaboradores da sua empresa. 

Sabemos que às vezes entender todas aquelas cláusulas dos contratos de trabalho pode ser um pouco complicado. Já no manual é possível explicar cada uma das situações com uma linguagem que aproxime o RH aos colaboradores. 

Lembre-se de informar que o monitoramento existe, explicar como e quando ele é feito e também as consequências caso as normas não sejam seguidas. Assim não vai sobrar nenhuma dúvida! 

3 – Deixe claro que a privacidade do colaborador não será violada 

Esse com certeza é um dos principais receios dos colaboradores quando descobrem que suas máquinas serão monitoradas. 

Na teoria, é bem simples: se não é permitido realizar atividades pessoais nas máquinas de trabalho, não há como as empresas terem acesso à informações pessoais durante o monitoramento das estações de trabalho. Isso porque qualquer atividade monitorada é de total interesse da empresa! 

Mas na prática sabemos bem que, pela força do hábito, alguns colaboradores podem dar aquela espiadinha nas redes sociais, né? E nesse caso, ele também está infligindo o combinado em contrato. 

Por isso, o bom senso é sempre bem vindo! 

Nesse sentido, a empresa precisa garantir que usará o monitoramento apenas para se certificar de que o contrato de trabalho é cumprido, sem ferir os direitos dos funcionários,  causar problemas éticos, constrangimento à equipe ou desgaste no relacionamento com os colaboradores.

4 – Escolha uma ferramenta que está em em conformidade com as exigências da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece que qualquer dado pessoal ou sensível, que for registrado, precisa ser avisado ao usuário. Os dados são classificados de duas formas:

  • Pessoais: aqueles como número de CPF, RG, e-mail, e que são relativos a pessoa jurídica.
  • Pessoais sensíveis: que são dados relacionados a opinião política, religião, saúde, dados genéticos, biométricos, etc.

Apesar de falar sobre a coleta dos dados, a LGPD não trata sobre o monitoramento das estações de trabalho, mas é sempre bom se resguardar para não ter problemas futuros. Por isso, na hora de escolher a melhor ferramenta para realizar o monitoramento das estações de trabalho da sua empresa, escolha uma plataforma que esteja em conformidade com as exigências da LGPD, assim como o fSense. 

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