Atualmente, uma das principais cobranças realizadas por gestores em organizações de diversos segmentos, diz respeito à produtividade de suas equipes e à todos os aspectos ligados a ela, como a qualidade do trabalho realizado, o tempo para realização de tarefas e os custos para produção ou entrega de serviços.
Tendo consciência deste problema, qual seria a solução perfeita e prática para que um gestor consiga dar conta de suas tarefas gerenciais e ainda exigir de sua equipe resultados positivos e tarefas cumpridas de maneira eficiente?
Está claro que soluções milagrosas não existem, mas é perfeitamente possível otimizar a produtividade de sua equipe seguindo três passos básicos que focam principalmente na organização e concentração no trabalho. Conheça quais são eles:
1. Tenha equipes enxutas
É muito mais difícil organizar as atividades de uma equipe grande do que de uma equipe pequena. A realização de tarefas por equipes muito grandes exige a movimentação de muitas pessoas, porque os processos de trabalho são naturalmente segmentados, por exemplo: se cinco pessoas são responsáveis por uma parte da tarefa, outras dez por outra parte, e assim por diante, tem-se que, quando um grupo de pessoas falha em alguma parte da tarefa, todo o resto da produção é prejudicada. Dessa maneira, comprova-se que equipes grandes e processos segmentados retardam a produção.
Equipes enxutas, composta por poucos profissionais, experts no que fazem e capazes de realizar várias tarefas, se movimentam com mais rapidez e possuem processos mais fluídos de produção. Além disso, o controle sobre a produção de um grupo menor facilita o seu trabalho enquanto gestor, permitindo que você tenha mais controle sobre quem está produzindo o quê. Portanto, o trabalho de equipes pequenas, se realizado com supervisão e bastante coesão, otimiza os resultados de sua equipe, aumentando a produtividade e por consequência, reduz custos.
2. Exerça uma gestão participativa
Já afirmamos que equipes enxutas são fatores-chave para alavancar a produtividade. No entanto, para administrar uma equipe pequena com maestria, é fundamental que você exerça uma gestão participativa. Administrações participativas são aquelas em que o gestor se mantém próximo aos seus colaboradores e, consequentemente, aos processos de produção.
Uma ótima dica para estar mais presente em sua equipe, é procurar conversar com seus colaboradores, escutando o que eles têm a dizer sobre as rotinas de trabalho, dividindo com eles suas responsabilidades. Além de conhecer de perto o perfil de seu colaborador, você passa a observar melhor suas habilidades e também suas dificuldades. Agindo dessa maneira é possível saber como seu time administra o tempo de trabalho, permitindo à você a sugestão de melhorias e novas formas de organizar atividades na equipe.
3. Invista em tecnologia
As informações sobre seus colaboradores podem ser obtidas parcialmente através de observação, porém elas devem ser adquiridas com bastante precisão e cuidado. Existem soluções disponíveis no mercado que coletam dados precisos sobre o que cada colaborador faz em sua estação de trabalho, fornecendo relatórios que possibilitam à você conhecer em detalhes a maneira como seu colaborador se comporta durante o trabalho, como por exemplo, o tempo despendido em sistemas, softwares, programas de computador ou páginas da web, desvios de comportamento, como o acesso à websites e programas não permitidos, entre outras informações.
Os dados fornecidos por esses sistemas permitem que você organize prazos e designe tarefas de maneira otimizada, levando em conta informações individuais de seus colaboradores. Gerenciar corretamente sua equipe, aproveitando o potencial de seus colaboradores, é um fator muito importante para o aumento da produtividade e otimização dos resultados.
Ter em mãos insights valiosos sobre sua equipe, tendo em mente esses três simples passos, é garantia certa de que você, gestor, conseguirá otimizar os resultados de sua equipe e tornar seus colaboradores muito mais produtivos.
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