A busca pela melhoria dos processos de uma equipe é algo constante no cotidiano de todo gestor. Processos de trabalho devem ser organizados a fim de proporcionar o aumento da produtividade dos colaboradores e a otimização do tempo para execução de todas as tarefas do fluxo de trabalho. Uma melhor organização dos processos de trabalho, proporciona a diminuição de custos com horas-extras e retrabalho, além de permitir ao gestor uma melhor organização de sua agenda.
Processos ruins são aqueles que não conseguem gerar bons resultados. Por exemplo, são aqueles em que a falta de atenção com o cronograma de entrega de trabalho e a falta de acompanhamento e conferência em cada etapa concluída no fluxo de tarefas, acarretam na entrega de resultados ruins e abaixo da qualidade esperada.
Mas como melhorar os processos de sua equipe? Listamos aqui cinco passos que empresas modernas seguem para otimização de seus resultados. Confira:
1. Analise os processos atuais
Antes de tudo, é importante que você compreenda e conheça profundamente os processos utilizados atualmente pela sua equipe, ou seja, você precisa saber como o trabalho é realizado, quanto tempo é necessário para sua execução e quantos colaboradores cada etapa do trabalho demanda.
Para isso, conte com o apoio de um sistema de coleta de informações, capaz de obter dados acerca da produtividade de cada um de seus colaboradores. Sistemas assim fornecem relatórios precisos acerca do tempo gasto para realizar uma tarefa, programas utilizados no processo, bem como horas que o colaborador passa ocioso, por exemplo.
A análise cuidadosa desses insights permite que você identifique os pontos fortes de sua equipe e, principalmente, as deficiências que precisam ser melhoradas para otimização dos processos de trabalho.
2. Analise o mercado em que sua empresa está inserida
Não basta apenas conhecer bem os processos de sua equipe para a otimização de seus resultados. Enquanto gestor, é seu dever manter-se informado acerca do que seus concorrentes têm feito.
Atente-se à maneira com que seus concorrentes no mercado realizam seus processos. Através de benchmarking, descubra quais ferramentas eles utilizam, quais deixaram de utilizar, o que eles fazem que funciona bem e quais ações não obtiveram bons resultados em sua equipe de trabalho.
A análise do mercado em que sua empresa está inserida, permite que você encontre novas práticas e que reconheça métodos que podem não funcionar mais. Ao identificar essas questões, reavalie os processos que você utiliza e verifique se novos processos podem ser implantados em sua equipe.
3. Conheça sua equipe
Processos bem estruturados dependem obrigatoriamente da boa gestão dos seus recursos humanos. Cada um de seus colaboradores possui um perfil que o distingue dos outros, alguns são bons em uma tarefa, outros se destacam na execução de atividades particulares.
Para conhecer bem seus colaboradores, esteja próximo a eles, buscando estar sempre aberto a ouvi-los e auxiliá-los na execução de suas atividades. Saiba como eles utilizam seu tempo de expediente, observe o que usam em suas estações de trabalho, como sistemas e sites, e verifique se eles se mantêm focados em suas atividades ou se estão se distraindo. Conheça seu time de colaboradores para que você saiba delegar atividades de forma mais eficaz, melhorando a qualidade dos seus processos.
4. Invista em tecnologia para agilizar seus processos
Existem softwares de monitoramento disponíveis no mercado que fornecem relatórios precisos acerca do que cada colaborador faz na sua estação de trabalho, permitindo que você identifique possíveis distrações. Com o apoio destes sistemas, você pode obter relatórios em tempo real que indicam quais programas e páginas seu colaborador está acessando. Assim você pode verificar se ele está utilizando o expediente de maneira pertinente ao trabalho ou se está se distraindo, acessando redes sociais, sites de entretenimento, portais de notícia, entre outros.
O bom uso da tecnologia é capaz de auxiliar a gestão de pessoas, organizar cronogramas e, consequentemente, trazer melhorias perceptíveis à produtividade e aos resultados do seu time.
5. Monitore seus resultados
Monitorar os resultados obtidos por sua equipe é fundamental para melhoria de processos. A comparação de resultados atuais com os obtidos em períodos anteriores, possibilita a você avaliar a evolução da produtividade de sua equipe, e otimizar continuamente os seus fluxos de trabalho. Só assim você poderá concluir quais métodos estão funcionando e quais não obtiveram o resultado esperado por você. Busque maneiras de documentar esses resultados, através da geração de gráficos de desempenho, evolução do andamento da tarefas, produtividade individual de cada colaborador e de qualquer informação que seja relevante para contribuir pra melhoria dos seus processos.
Seguindo essas práticas, os processos de trabalho e, consequentemente, o resultado de grandes empresas foram otimizados. Siga esses passos e alavanque também a produtividade de sua equipe de trabalho.
Ainda com dúvidas sobre como melhorar seus processos? Leia nosso próximo artigo e veja:
Como você pode usar o fSense para otimizar a produtividade da sua equipe?
