Segundo estudo feito há alguns anos pela Triad PS, 74% dos trabalhadores no Brasil gastam ao menos 2 horas do dia sem fazer absolutamente nada. Nesse período, estão os cafezinhos na copa, as saidinhas ao banco, o tempo de conversa com os colegas, entre outras situações.
O resultado desse tempo ocioso é a perda de produtividade, que desfalca o caixa e torna a empresa mais frágil diante da concorrência (vale lembrar que, segundo dados da Conference Board, divulgados em 2016, a produtividade do trabalhador brasileiro equivale a 25% da do norte-americano, devido à falta de infraestrutura, mas também, à má gestão de equipes).
Mas como lidar com o tempo desperdiçado no trabalho? Como potencializar a força de atuação de seus colaboradores (considerando que uma empresa que não atua em seu ponto ótimo de produtividade está fadada ao fracasso)?
O primeiro passo para eliminar o tempo ocioso em sua equipe de BackOffice é diagnosticar as razões pelas quais seu time não está sendo bem aproveitado. Vamos esmiuçar isso melhor.
Causas do subaproveitamento no trabalho
O sonho de todo gestor é conseguir ocupar os funcionários em seu nível máximo de produção, sem que isso gere, entretanto, sobrecarga de trabalho. Isso porque tanto o ócio como o excesso de atividades são prejudiciais aos resultados da organização. Encontrar esse “ponto ótimo” é o grande desafio dos gestores, embora já existam atualmente ferramentas de gestão de equipes capazes de encontrar esse equilíbrio e maximizar seus resultados globais.
Se seu problema é a ociosidade dos profissionais, as causas podem residir em 3 situações:
Má gestão de equipes, causando desnivelamentos de atribuições
A ociosidade por razões de gerenciamento ineficiente da equipe existe quando a divisão interna de tarefas é feita de forma assimétrica, sobrecarregando alguns enquanto outros permanecem com taxa de ocupação de agenda em níveis baixos.
Essa falha na gestão de projetos costuma ser a principal responsável pela deterioração do clima organizacional, pelo aumento nos índices de absenteísmo e pela elevação nas taxas de turnover.
Cálculos equivocados da relação entre demanda de trabalho/capital humano
É o caso das empresas que abrigam mais funcionários do que realmente precisam, gerando uma situação de ociosidade coletiva na organização.
Avaliar a demanda de trabalho é fundamental para não desperdiçar recursos com folha de pagamento, comprometer a saúde financeira da empresa e desmotivar a equipe (profissionais que não se sentem úteis ou desafiados tendem a desligar-se afetivamente da organização).
Subaproveitamento de um profissional específico
Muitos profissionais possuem competências maiores do que seus gestores podem supor. Com o tempo, esses profissionais podem desenvolver maior velocidade na execução das mesmas tarefas, concluindo-as em tempo menor do que o programado, o que vai gerar o ócio (em um primeiro momento) e a desmotivação completa, em seguida.
Quando a empresa consegue monitorar o desempenho de cada profissional, por meio de sistemas inteligentes de gerenciamento de equipes, torna-se possível identificar rapidamente descompassos individuais entre performance e carga de trabalho, facilitando eventuais ajustes, como deslocamento de funções e designação de novos projetos.
Má conduta do próprio profissional
Muitas causas da ociosidade no trabalho advém da própria postura do profissional que, por desleixo, acostuma-se esquivar-se das tarefas por meio de atrasos, sucessivas idas ao banheiro, conversas paralelas em excesso, etc.
Imagine uma equipe de suporte de TI que tenha alguns profissionais quase sempre ausentes nos momentos de maior demanda (ou o que é pior, estão na estação de trabalho, mas ocupando-se veladamente com redes sociais, sites de notícias, etc.). Ou uma central de call center que enfrente o mesmo problema em períodos de maior volume de ligações. Sem monitoramento eletrônico, fica difícil identificar esses problemas.
Dicas para eliminar o tempo ocioso em sua equipe
Utilize softwares de controle de produtividade
Já falamos em um outro post que
“o que não se gerencia, não se mede e o que não se mede, não se controla”.
Se você lida com uma equipe extensa, é impossível fazer vigilância simultânea sobre os computadores de cada profissional (ainda que fosse, não faria sentido que os gestores perdessem produtividade para evitar a perda de produtividade de terceiros, concorda?).
Assim, é essencial ter um software que colete fatos e mostre os aplicativos e sites que sua equipe está usando; que evidencie (por meio de um dashboard) gráficos/relatórios de produtividade de cada colaborador.
Identifique, por meio de análises dos gráficos e relatórios, as razões para a ociosidade
O time inteiro está apresentando ociosidade? Apenas alguns funcionários? Como isso é evidenciado na linha do tempo? Um software de monitoramento de equipes trará essas respostas, que permitirão inferir se as causas do desperdício de tempo se dão por má divisão das atribuições, desmotivações individuais, entre outros fatores.
Se as causas ocorrem por cálculos equivocados na divisão das tarefas da equipe, uma reestruturação será necessária; se ocorre por pura apatia de um colaborador, chamá-lo para uma reunião/adverti-lo pode fazê-lo compreender que a empresa possui controles precisos de produtividade.
Fixe metas de produtividade a partir de reuniões com os envolvidos
Em muitas empresas, as causas da desmotivação e pedidos de demissões estão na fixação de metas inalcançáveis, que só contribuem para produzir um clima de animosidade entre liderança e liderados, desenvolver doenças laborais (especialmente de cunho emocional) e elevar as taxas de turnover na organização (maculando sua imagem no mercado).
Melhor do que expor a organização a esse desgaste é definir metas em conjunto com seus funcionários (nos moldes da Administração por Objetivos, de Peter Drucker), embasando seus argumentos, é claro, no resultados da performance de cada colaborador, registrados por meio dos softwares de controle de desempenho. Sem indicadores (KPIs), é impossível encontrar o ponto ideal de produtividade (e, portanto, combater o tempo ocioso).
Implemente sistema de rotatividade de cargos
Se seu funcionário tiver sido condenado ao tédio da superespecialização (que já vem saindo de cena nas organizações mundiais há algumas décadas), em caso de identificação de ócio, será bem mais trabalhoso deslocá-lo para outras funções (uma vez que ele só sabe fazer uma única atividade).
Para evitar esses problemas, trabalhar com a rotatividade de cargos desde o ingresso do funcionário na empresa é extremamente útil para transformá-lo em um profissional mais completo, versátil e que pode receber outras atribuições (como ajudar a desafogar um colega sobrecarregado), sem que isso impacte o tempo dos gestores.
Antecipe atividades administrativas pendentes
Adiantar o levantamento de inventário do final do ano, reorganizar arquivos, atualizar contato de clientes: sempre há um oceano de tarefas administrativas pendentes que podem ser colocadas em ordem pelos funcionários subaproveitados.
Retroação é fundamental
Após cada nova meta fixada ou reestruturação de departamentos/atividades, é fundamental manter diálogo aberto com seus funcionários, procurando detectar eventuais desmotivações e implementar estratégias que devolvam o entusiasmo de seus colaboradores com a empresa (mudanças na política de recompensas, viagens de incentivo para quem superar metas, cursos de qualificação, etc.).
O tempo ocioso, em muitos casos, é consequência de uma má gestão de demandas no BackOffice. O post sobre os 6 segredos da gestão de demanda em BackOffice fornecerá insights valiosos importantes para seu negócio. Não se esqueça de deixar sua opinião em forma de comentário, ao final da leitura.
