Atualmente, a ociosidade da equipe é um dos grandes problemas vivenciados pelos gestores, independente de suas áreas de atuação. Ela impacta na eficácia da entrega das demandas planejadas na possibilidade de absorver mais trabalho e, consequentemente, na otimização dos resultados. Portanto, para evitar que seus colaboradores fiquem ociosos e improdutivos, é importante que você acompanhe de perto o que está sendo produzido e qual o ritmo de trabalho de sua equipe.
Confira abaixo cinco lições valiosas que você pode utilizar agora mesmo para contornar o problema da ociosidade e alavancar o desempenho de sua equipe.
1. Estipule metas
Estipular metas é um bom estímulo para que seus colaboradores saibam o objetivo a ser atingido e também se sintam mais empenhados para vencer as dificuldades que possam existir. Mostre aos seus colaboradores que, através da designação de metas e de meios para alcançá-las, o objetivo comum se torna facilmente alcançável.
Outra atividade importante a ser realizada por você é acompanhar a execução das tarefas e verificar se o seu andamento está de acordo com esperado. Assim, o cronograma definido será seguido conforme planejado, garantindo que as metas sejam cumpridas. Um benefício dessa atitude é que, alcançando seus objetivos, o colaborador se sentirá mais motivado para encarar os próximos desafios.
2. Planeje a demanda de sua equipe antes que ela aconteça
Ter colaboradores ociosos ou pagar horas extras por falta de previsão e planejamento de atividades são fatores que causam impacto direto nos resultados da sua equipe. Por isso, uma boa análise de sazonalidades e do histórico das demandas tende a diminuir os riscos de sobrecarga de trabalho e da falta de profissionais para atender as necessidades dos clientes. Além disso, essa prática impede que você tenha gastos com grandes equipes de colaboradores para atender poucas demandas.
Por isso, planeje as necessidades do setor da organização que está sob sua responsabilidade. Assim, você poderá entender o capacity e evitar a ociosidade dos seus colaboradores. O planejamento pode ser auxiliado com o uso de softwares dedicados a coletar informações de trabalho de cada colaborador. Com base no histórico de atividades executadas, esses sistemas conseguem registrar tendências e identificar possíveis desvios de comportamento.
Com esses dados em mãos, você terá mais embasamento para criar um planejamento eficiente, reduzir custos com horas extras, possibilitar a absorção de mais trabalho e, consequentemente, evitar a ociosidade de sua equipe.
3. Programe o dia-a-dia e as tarefas da equipe
Distribuir as tarefas levando em conta as habilidades dos membros de sua equipe é uma maneira de garantir a eficácia da equipe. Reserve um bom tempo para discutir e conhecer melhor seus colaboradores, assim você poderá saber qual deles é bom em qual tarefa e, na hora de delegar as responsabilidades, conseguirá alocar o melhor profissional na tarefa que mais condiz com seu perfil.
Outra maneira de otimizar a produção de tarefas, é saber o que seu colaborador gosta de fazer. Assim, você pode colocar os membros de sua equipe para realizarem tarefas que eles se sintam bem fazendo, garantindo que eles se sintam mais motivados e apresentem melhores resultados. Alocar o profissional na tarefa mais pertinente, através da consideração de sua motivação e habilidades, é, indubitavelmente, uma ação obrigatória para alcançar um bom desempenho de sua equipe.
4. Identifique os problemas que afetam a produtividade da sua equipe
Espera-se que as atividades sejam executadas normalmente no cotidiano de trabalho. No entanto, há diversos fatores que podem passar despercebidos por você e causar atraso na entrega de tarefas da equipe.
Um deles é a distração dos colaboradores. Segundo informações levantadas pela empresa Track Via, empresa americana que fornece consultoria para gestão de equipes de trabalho, o bate-papo com colegas de trabalho é um agravante ao desempenho e produtividade da equipe. Portanto, esse fator deve ser considerado e monitorado de perto por você.
Para identificar outros fatores, faça uma análise sobre as causas que podem estar ocasionando problemas de ociosidade. Uma maneira de fazer isso é, além de observar e acompanhar de perto os seus colaboradores, utilizar sistemas de monitoramento de estações de trabalho, que simplificam o processo de identificação de gaps operacionais, possibilitando que você enxergue com mais clareza quais são os problemas que podem atrapalhar sua equipe.
5. Invista em tecnologia
Bons gestores da atualidade sabem que a tecnologia é sua melhor aliada.
Utilizar um sistema de monitoramento com foco em produtividade constitui uma importante ferramenta para gestão de produtividade de sua equipe. Este tipo de sistema permite contabilizar o tempo que seu colaborador passou em cada programa ou página da web, assim, você consegue identificar quantas horas ele leva para executar dada tarefa e também possíveis desvios de comportamento – como o acesso a sites e programas não permitidos pela organização, apresentando atividades executadas em uma linha de tempo durante o expediente de trabalho, entre outras funções de avaliação.
Ter em mãos insights valiosos sobre o trabalho executado por cada membro da equipe permite que você faça uma gestão melhor, obtendo mais produtividade, além de qualidade nos serviços prestados, redução de custos operacionais e a melhoria no desempenho dos seus colaboradores.
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