Qualquer empresa depende da produtividade dos colaboradores para obter excelentes resultados e uma maneira de acompanhar o trabalho de cada funcionário é pelo controle de atividades diárias. Essa iniciativa é importante porque verifica se a organização prioriza o compliance — ações voltadas para investigar o cumprimento de especificações, instruções, regras e regulamentos. Além disso, com essas ações, é possível constatar se o empregado está executando as tarefas no tempo previsto e com a qualidade esperada.
Para você gerenciar os serviços dos funcionários com mais precisão, vamos mostrar, neste post, a relevância de monitorar o trabalho dos colaboradores e os passos necessários para executar essa atividade. Confira!
Entenda a importância do monitoramento
Uma instituição pode constatar se está no caminho certo se realizar um monitoramento eficiente da equipe. Isso é essencial para avaliar o comportamento dos funcionários, identificar erros e gargalos e adotar medidas visando o aumento da produtividade.
Por exemplo, o departamento de TI acompanha o acesso dos funcionários à internet. Com base nas informações obtidas, percebe que um grupo de empregados gastou um tempo razoável em determinados sites desnecessariamente. Para evitar que essa situação se repita, o gestor da unidade opta por bloquear o acesso a esses endereços. Essa iniciativa é uma forma de mostrar aos empregados que o foco deve estar nos serviços e na melhoria contínua da performance.
Veja como fazer o controle de atividades diárias
Você já percebeu que o monitoramento tem um papel importante para a companhia evoluir e aproveitar o potencial dos empregados. Contudo, é necessário saber como executar essa ação com eficiência. Pensando nisso, vamos apresentar algumas dicas de fácil aplicação.
Acompanhamento dos processos
De que forma os processos estão sendo feitos em uma empresa? É uma pergunta que os gestores devem responder com bastante exatidão. Afinal, essas tarefas possuem uma grande influência nos serviços prestados aos clientes. Quando a empresa tem uma visão clara das ações executadas pelos empregados, mais condições ela possui de avaliar o que pode ser aperfeiçoado, reduzindo etapas de trabalho e otimizando os processos.
Essa postura fica fácil de ser viabilizada quando são utilizados indicadores de desempenho. Eles são responsáveis por constatar se os resultados estão dentro do patamar esperado. Por exemplo, uma companhia pode acompanhar o tempo gasto no atendimento por telefone. Se esse tempo for superior ao índice estabelecido, é necessário analisar os problemas e gargalos e elaborar planos de ação para reverter esse quadro. É recomendado avaliar se os empregados estão adotando os procedimentos corretos e informá-los, periodicamente, sobre sua performance — além de oferecer treinamentos constantes para que eles mantenham a qualidade do trabalho.
Foco na estratégia
Monitorar apenas para colocar medo na equipe não é uma boa alternativa para uma empresa evoluir. Essa ação deve ser implantada de acordo com a estratégia criada para conquistar um maior reconhecimento perante o público-alvo.
Imagine que o objetivo de uma organização é expandir a carteira de clientes. Para alcançar essa meta, o ideal é promover um treinamento com os empregados, abordando uma série de melhores práticas e técnicas de venda. Quando uma empresa alia a estratégia para o negócio evoluir com ações voltadas para a produtividade, maiores são as chances de obter um desempenho acima da média.
Ferramentas de gestão
A tecnologia se tornou um item indispensável na rotina de uma instituição. Hoje, é possível utilizar sistemas para acompanhar o andamento de tarefas rotineiras, projetos e metas, por exemplo. Por meio de um bom sistema, um gestor pode delegar atividades para os funcionários e verificar se elas estão sendo executadas no tempo previsto e com a qualidade desejada. Essa medida contribui para aumentar a produtividade por uma série de motivos, como:
- redução de tempo gasto com a leitura de e-mails;
- mais agilidade na execução dos serviços;
- menos reuniões para discutir o que deve ser feito;
- otimização do potencial dos colaboradores.
Com informações sobre o andamento dos trabalhos em tempo real, é possível priorizar as ações para utilizar os recursos disponíveis de modo mais inteligente. Essa postura permite que os funcionários produzam mais e aumentem a qualidade das entregas.
Comunicação eficiente
Sem dúvida, contar com ferramentas de gestão é um aspecto fundamental para monitorar o trabalho de uma equipe. Porém, isso não vai gerar a performance ideal se não houver uma boa comunicação com os funcionários. É preciso informar aos empregados o que deve ser feito para concluir uma determinada ação no prazo estipulado. Quando um gestor orienta devidamente seus colaboradores, ele possui mais condições de monitorar o andamento das atividades.
Ao saber o que deve ser feito de maneira clara, o empregado terá um foco mais direcionado para executar os serviços com perfeição. Uma comunicação eficiente evita o retrabalho e contribui para a motivação e para o compromisso dos trabalhadores — e isso facilita o monitoramento.
Priorização de tarefas
O que é mais importante para um projeto ser finalizado no tempo previsto? A resposta deve estar na ponta da língua de um gerente. Um dos motivos é que ele poderá delegar tarefas para os funcionários, analisando a prioridade e a qualificação de cada colaborador. Dimensionar a relevância de cada tarefa é um aspecto que possibilita monitorar o trabalho da equipe com mais precisão. Simplesmente pedir para que os funcionários executem uma série de iniciativas pode deixá-los confusos e sem foco. O indicado é colocar uma hierarquia nas atividades. Dessa forma, o gestor pode cobrar do empregado — sem constrangê-lo — sobre como está o desenvolvimento das tarefas.
Dados preservados
Um bom líder precisa ter provas de que um projeto está sendo feito da maneira correta. Do contrário, vai perder a credibilidade perante a equipe e a diretoria. Uma forma de monitorar os serviços é guardar informações relevantes sobre o andamento dos serviços, como:
- apresentação inicial do projeto;
- relatórios de desempenho;
- e imagens relativas às atividades executadas.
Além de mostrar como o serviço é realizado, essa medida preserva a memória do projeto e faz com que a inclusão de novos funcionários não prejudique a continuidade dos trabalhos. Isso porque eles poderão obter informações com facilidade sobre o que já foi realizado.
É inegável que uma empresa necessita ter um controle das atividades diárias para evoluir a cada dia. Se você deseja ter uma performance de alto nível, acesse nosso infográfico com dicas valiosas para melhorar a produtividade. Afinal, o conhecimento é essencial para o sucesso!