Se a sua equipe não está apresentando o nível de desempenho que você espera, o motivo pode ser um fraco senso de urgência.
Em outras palavras, embora saibam quais são as tarefas a executar e quais são os prazos a cumprir, os colaboradores ainda levam muito tempo para terminar aquilo que é solicitado.
Infelizmente, mesmo quando um trabalho é bem-feito, se os prazos não são cumpridos, o negócio será prejudicado. Então, o senso de urgência é um fator indispensável para o desempenho de uma equipe.
Quer saber como você pode melhorar o senso de urgência dos seus colaboradores? Então, confira as 7 dicas deste post!
1. Faça um alinhamento
Vamos começar pelo fato mais básico da realidade de qualquer empresa: em certos momentos, há mais trabalho do que tempo disponível para executá-lo. E, nessas horas, é necessário priorizar.
Então, se você quer desenvolver o senso de urgência em sua equipe, deve garantir que ele será aplicado às verdadeiras prioridades — aquelas tarefas que realmente importam. Afinal, não adianta usá-lo para agilizar atividades que não agregam valor.
Por exemplo, não faz muita diferença para o negócio se o colaborador mantém a caixa de entrada de e-mails sempre organizada. Por outro lado, se ele consegue atender a todas as solicitações de clientes antes do prazo, o impacto será forte e muito positivo.
Assim, a primeira dica é alinhar o senso de urgência com as metas do negócio. Garanta que sua equipe vai investir tempo e energia em completar as tarefas que podem alavancar os resultados gerais de maneira significativa.
2. Esclareça as consequências
É mais difícil melhorar o senso de urgência quando a equipe não entende completamente os efeitos negativos de um fraco desempenho. E aceitar as desculpas para os atrasos constantes, com certeza, não é uma boa maneira de mudar a situação.
É claro que o melhor cenário é quando o líder não precisa chamar a atenção. Porém, considere a possibilidade de sua equipe estar muito relaxada — justamente devido ao seu alto nível de tolerância.
Se esse parece ser o seu caso, é preciso deixar claro que existem consequências reais para o baixo desempenho no trabalho — especialmente se for intencional.
3. Mantenha todos a postos
Algumas vezes, o senso de urgência é enfraquecido por períodos de baixa demanda no trabalho. É mais ou menos o que acontece, também, quando um colaborador retorna das férias ou de uma licença. Ou seja, há uma perda de ritmo de trabalho.
Para evitar que isso aconteça, mantenha a sua equipe sempre atenta e preparada para os momentos de tensão e prazos apertados. Não deixe que os funcionários recaiam em períodos de ociosidade excessiva.
É fácil perceber quando isso acontece: a conversa paralela no local de trabalho aumenta, as pausas para o café se estendem, o uso do celular e da internet para fins particulares fica cada vez mais frequente.
A maneira para resolver isso é simples. Delegue novas tarefas para a equipe quando as atividades usuais estiverem mais lentas.
Traga sempre novas propostas e, principalmente, novos desafios. Além de aumentar a motivação da equipe, essas atividades são uma ótima oportunidade para treinar as habilidades e competências de seus colaboradores.
4. Coloque um pouco de competitividade no ambiente
Recentemente, o foco da liderança tem sido apenas na criação de um ambiente colaborativo. Mas uma pequena dose de competitividade também é importante.
Do contrário, a equipe torna-se complacente, pois ninguém vai ver a necessidade de aprimoramento e aumento da produtividade, pois não existe concorrência por um prêmio.
Para melhorar o senso de urgência, então, você pode criar estratégias que estimulam uma leve competição. Mas, cuidado, pois não estamos falando em criar conflitos! O objetivo é lembrar à equipe de que as melhores oportunidades vêm para os melhores profissionais.
Que tal organizar uma campanha de incentivo, oferecendo um prêmio simbólico (como um jantar ou um vale-compras) ao colaborador que conseguir completar suas tarefas de maneira mais ágil e eficiente?
5. Ensine sua equipe a não gerar desculpas para os outros
Se uma pessoa, naturalmente, não tem um forte senso de urgência, tudo serve como desculpa para adiar o trabalho.
Por exemplo, o colaborador envia um e-mail fazendo uma pergunta e não faz mais nenhum progresso naquela tarefa porque está esperando um retorno. Ele, provavelmente, também não vai cobrar esse retorno para agilizar o andamento.
Mesmo que você não seja uma dessas pessoas, pode haver um incentivo a esse tipo de comportamento, mesmo inconsciente. É o que acontece quando você demora para responder a um e-mail, por exemplo. Os funcionários entendem que não é necessário manter um senso de urgência.
Então, ensine sua equipe a não gerar desculpas para os outros. É bem simples: e-mails e outras mensagens devem ser respondidas rapidamente. O mesmo vale para todas as outras tarefas menores que demandam um retorno: o preenchimento de um formulário, a assinatura de um documento, o despacho de um malote.
6. Demonstre apreço
Demonstrar apreço é uma forma sutil e positiva de incentivar seus colaboradores a adotar um senso de urgência em suas ações.
Quando um colaborador demonstra proatividade, entrega determinado trabalho antes do prazo, por exemplo, ofereça um feedback positivo.
Ele vai se sentir motivado para se manter proativo e os outros, também, vão adotar essa postura. Afinal, quem não gosta de ser reconhecido e elogiado?
7. Dê o exemplo
Esse talvez seja o detalhe mais importante. A liderança ocorre, em grande parte, pelo exemplo. Não adianta, portanto, exigir que sua equipe tenha um senso de urgência eficaz, se você leva suas atividades diárias com desleixo, como se não tivesse nenhum prazo a cumprir.
Antes de encerrar, uma ressalva importante. Melhorar o senso de urgência da sua equipe não significa colocar todos sob pressão ou causar estresse aos colaboradores. O impacto dessa abordagem sobre a retenção de talentos, rotatividade e absenteísmo seria muito negativo.
Não adianta conseguir mais produtividade às custas do bem-estar da equipe, já que isso não seria sustentável a longo prazo. Mas é possível, sim, combinar o senso de urgência a um ambiente de trabalho saudável.
Gostou das dicas? Quer conferir mais conteúdos como este para melhorar a gestão de equipes? Não deixe de acompanhar nossas próximas postagens. Boa leitura!