Uma das melhores ferramentas da gestão de pessoas é o feedback, que permite desenvolver e motivar os funcionários. Além disso, essa ferramenta é essencial na gestão por competências, uma vez que ela facilita o alinhamento entre a função do colaborador e as atividades que ele exerce ao longo do dia.
No entanto, dar e receber feedbacks são tarefas igualmente difíceis e, por vezes, desgastantes, pelo fato de ele ser encarado apenas como um momento de críticas. Obviamente, essa é a tônica do retorno, mas o que vai trazer uma experiência positiva é a forma como as críticas são feitas.
Assim, você deve estar se indagando: como dar um feedback construtivo a um colaborador? Trazemos a resposta neste post, em três passos. Faça uma ótima leitura!
1. Características do feedback
Para que o gestor garanta uma comunicação clara e precisa, o feedback deve ser descritivo, específico, dirigido, oportuno e esclarecedor. Veremos essas características com mais detalhes.
Descritivo
Sendo parte de uma avaliação de desempenho, o feedback não é o momento para julgamentos. Assim, ao oferecer o relato — e não uma crítica — a uma atitude ou evento, você não vai encontrar tanta resistência do funcionário. Nessa hora, é importante descrever o ocorrido e exemplificar como seria a atitude desejada pela empresa.
Específico
Informações genéricas não têm espaço em um feedback. Então, em vez de dizer que o funcionário é grosseiro, é melhor mostrar uma situação em que isso tenha acontecido, fazendo com que ele se lembre do fato. Não se esqueça de que o colaborador precisa se envolver na conversa. Então, use um discurso amigável.
Dirigido
Cada orientação dada ao colaborador deve ser dirigida para uma finalidade. Dessa forma, não adianta mostrar que uma atitude pode não ter sido agradável se não ficar claro por que razão determinado comportamento deve ser diferente.
Oportuno
Procure oferecer o feedback o mais rápido possível após um evento indesejável. Escolha uma ocasião em que você e o colaborador estejam emocionalmente estabilizados, para que esse momento seja produtivo. A proximidade da situação a ser discutida poupará os esforços necessários para reavivar a situação — e isso ajuda na eficácia do feedback.
Esclarecedor
É preciso se certificar de que o funcionário tenha compreendido todas as informações dadas durante o encontro. Assim, além de usar uma linguagem clara e direta, pergunte se ele entendeu todas as orientações. Você pode até pedir que ele repita — ou anote — os pontos mais importantes da conversa, caso queira se assegurar de que ele está guardando todas as informações.
Além dessas características, ressaltamos, aqui, o feedback solicitado. Nesses momentos, é importante que você atenda a solicitação do funcionário e se prepare para dar o retorno. Ou seja, quando um colaborador pedir um feedback, marque um horário (o mais rápido possível), de forma que você consiga reunir todas as informações importantes.
2. Tipos de feedback
Geralmente, o feedback é dado pelo superior direto ao seu subordinado. Assim, o gestor atua sobre um funcionário enquanto é avaliado por um membro do corpo diretor, por exemplo. Em uma avaliação 360, no entanto, todos avaliam todos. Nesse caso, é preciso instruir todas as pessoas da empresa sobre a importância do feedback para o desenvolvimento individual e também da equipe.
No momento do feedback, a postura do gestor varia de acordo com o teor do que será tratado. Veja:
Feedback positivo
Esse feedback é o mais fácil para você, como gestor, e também para o colaborador. No entanto, não se trata apenas de elogiar posturas, mas de reforçar o comportamento e mostrar que, ao continuar agindo adequadamente, até servindo de exemplo para os colegas, o colaborador tem boas perspectivas dentro da organização.
Quando você mostra que percebeu a boa postura do funcionário, ele passar a entender que você observa bem a equipe, reconhecendo e motivando o trabalho.
Feedback negativo
Apesar de carregar o caráter negativo, esse feedback é extremamente útil, pois é por meio dele que você vai mostrar em que ponto o seu funcionário precisa melhorar para cumprir com as metas e atender ao que a empresa espera dos colaboradores. Na conversa com o empregado, procure tratar as falhas como questões a melhorar, pois, dessa forma, ele verá que é possível progredir na companhia.
Feedback construtivo
Agrega elementos dos dois anteriores e é o que mais desenvolve as pessoas. Ao receber um feedback que mostra, ao mesmo tempo, o que deve ser melhorado e o que foi feito de louvável, o funcionário se vê muito mais motivado para trabalhar pela mudança e aprimoramento. Mais adiante, mostraremos de que forma você pode dar esse feedback aos seus colaboradores.
3. Como dar um feedback produtivo
O conhecimento sobre as características do feedback deve fazer parte da rotina do gestor, pois é no dia a dia que se coletam as informações necessárias para se desenvolver uma equipe. No entanto, ao oferecer o retorno, ainda é preciso ter alguns elementos situacionais, para que ele seja, de fato, produtivo. Vamos a eles?
Planejamento
Estude muito bem o que vai ser dito na reunião de feedback. Se esse encontro for parte de uma política formal de feedbacks periódicos, é provável que o funcionário já esteja preparado para isso. No entanto, se for uma necessidade pontual, é importante fazê-lo oportunamente e conseguir um ambiente adequado, no qual vocês não sejam interrompidos.
Execução
No momento da reunião, atente para as características do bom feedback. Ao transmitir as informações ao colaborador, você pode usar a chamada “técnica do sanduíche”, dividindo-as em três “camadas”:
1. Reconhecimento
Ressalte tudo de positivo que o funcionário trouxe para a empresa durante determinado período — em relação ao conhecimento técnico e, também, ao relacionamento interpessoal — e demonstre que gostaria que ele continuasse assim.
Aproveite essa parte da reunião para cativá-lo, a fim de que ele se mostre mais receptivo à parte crítica do feedback.
2. Pontos a melhorar
Essa é a fase com a carga negativa da reunião — e é preciso ter muito cuidado com as palavras. Não faça críticas destrutivas. Apresente as falhas de forma objetiva, mostre as inadequações sem fazer juízo de valor. Além disso, sempre traga exemplos dos pontos que podem — e devem — ser aprimorados.
3. Encorajamento
Coloque-se à disposição do funcionário para ajudá-lo a mudar de conduta. Você pode oferecer livros, propor treinamentos, mostrar a ele, enfim, que a empresa se preocupa com os colaboradores e espera sempre que eles cresçam profissionalmente.
Plano de ação
Dado o feedback, estabeleça um plano de ação para acompanhar a evolução dos funcionários. Faça um cronograma, para que a mudança fique mais visível, e analise cada um dos colaboradores — uma pessoa que recebeu um feedback positivo pode, por exemplo, se acomodar e não demonstrar mais tanto entusiasmo no trabalho.
Lembre-se de que o funcionário precisa sair da reunião de feedback motivado e pronto para empreender as mudanças que levarão ao crescimento profissional. Essa postura também será extremamente benéfica para a empresa, que vai contar com um colaborador mais engajado e produtivo.
E então? Essas informações foram úteis? Que tal incrementar ainda mais as suas habilidades como gestor, lendo este artigo sobre os 5 importantes pilares da gestão de pessoas? Com certeza, esse conhecimento vai ser muito significativo para a sua carreira!