Se você acompanha o blog do fSense, já viu, em diversos posts, a importância dos dados para a gestão. E, quando falamos em dados, é impossível não pensar em relatórios, certo?
Existem dois tipos básicos de relatórios: quantitativos e qualitativos. Ambos são importantes, mas atendem a necessidades diferentes. No artigo de hoje, você vai aprender mais sobre esse assunto. Boa leitura!
A diferença entre relatórios quantitativos e qualitativos
Nós podemos começar apontando que os relatórios quantitativos são focados em uma análise de números, enquanto os relatórios qualitativos abordam aspectos mais amplos.
Aqui vai um exemplo prático. Um relatório quantitativo de vendas pode apontar a quantidade de itens vendidos ou o faturamento total.
Enquanto isso, um relatório qualitativo de vendas aponta quais itens foram comprados juntos, qual é a preferência dos clientes em relação a modelos ou cores, qual o estado ou região do país com maior volume de compras, e assim por diante.
Mais uma vez, é extremamente importante ter em mente que não há relatórios melhores ou piores. Cada um atende a uma finalidade.
A importância dos relatórios quantitativos
Quando o gestor precisa de uma visão rápida sobre a situação do negócio, os relatórios quantitativos são a melhor ferramenta. Eles não exigem muito esforço de interpretação. Por exemplo, se o faturamento cai de R$500 mil para R$100 mil entre dois meses, é fácil dizer que alguma coisa está errada.
Esse não é um exemplo muito realista, porque, normalmente, os relatórios quantitativos são usados para um acompanhamento a miúdo do desempenho do negócio.
Por exemplo, muitas empresas fazem um levantamento diário das vendas, justamente para identificar quedas de um dia para o outro. Isso permite que os gestores tomem uma atitude de imediato.
A importância dos relatórios qualitativos
Se o relatório quantitativo é ideal para acompanhamentos de alta frequência e proporcionam uma visão rápida da situação, a vantagem do relatório qualitativo é exatamente o oposto.
Sua elaboração é mais complexa, exige mais tempo e, por isso, não é ideal para ser feita diariamente. Ao mesmo tempo, porém, é o recurso mais interessante para entender os detalhes do desempenho da empresa.
Imagine que o faturamento permanece estável de um mês para o outro. À primeira vista, tudo está bem.
No entanto, por meio de um relatório qualitativo, é possível identificar que determinado grupo de clientes parou — quase completamente — de comprar, enquanto outro triplicou o ticket médio. Essa modificação no comportamento do consumidor, embora não seja visível à superfície, exige uma mudança na estratégia de marketing e vendas da empresa.
A elaboração de relatórios qualitativos e quantitativos
Agora que você entende melhor a diferença entre esses relatórios, assim como a importância de cada um, vamos ao que realmente interessa: como elaborá-los?
Bem, existem alguns pontos essenciais para responder a essa pergunta. Confira:
1. Use dados de qualidade
Você não pode confiar em um relatório elaborado a partir de dados sem precisão. Se as informações não são relevantes, o relatório também não é útil para sua tomada de decisão.
Além disso, se os dados não são claros e bem organizados, tentar usá-los vai consumir muito tempo e prejudicar a sua produtividade. Resumindo, dados de qualidade são essenciais para elaborar relatórios eficientes.
2. Conte com ferramentas tecnológicas
No passado, coletar dados era um processo manual. Hoje, é possível contar com ferramentas tecnológicas capazes de coletar informações sobre qualquer atividade dentro da empresa: vendas, marketing, finanças, produção, backoffice.
Dessa forma, ao gestor, cabe somente o papel estratégico da análise.
Além da tecnologia e dos dados em si, há também outras estratégias que você pode usar para desenvolver relatórios melhores.
3. Comece pela visão macro
Macro e micro são dois termos muito usados no meio corporativo. O primeiro refere-se a uma análise geral, enquanto o segundo refere-se à análise detalhada.
Cuidado para não cair na armadilha de desenvolver todos os seus relatórios a partir de uma visão micro, ou seja, colocando tudo no microscópio. Isso não é viável a longo e médio prazos. Afinal, sua equipe desenvolve muitas atividades. Você precisaria de colaboradores dedicados somente para desenvolver relatórios e conseguir manter esse ritmo.
Em vez disso, comece seu relatório a partir de uma visão geral. Depois, faça a análise micro apenas nos pontos mais relevantes para a atividade gerencial.
4. Use recursos visuais
Relatórios com muito texto e números são cansativos. Se você, eventualmente, tiver que apresentá-los a outras pessoas — como o restante do quadro de gestão, ou os acionistas da empresa e possíveis investidores — esse tipo de relatório não vai causar um bom impacto.
Então, é importante dosar os elementos. Sempre que possível, procure usar recursos com maior apelo visual. Isso inclui gráficos, tabelas e mapas, por exemplo — facilitadores da compreensão. De maneira geral, tente ser o mais objetivo e conciso no texto.
Vale a pena lembrar, ainda, que o relatório gerencial deve ter uma estrutura bem organizada. Divida o texto em seções para facilitar a leitura.
Você pode criar uma introdução, também conhecido como sumário executivo, apresentando os dados que serão analisados, e uma conclusão, demonstrando o que foi percebido em relação ao desempenho da empresa.
5. Recorra a relatórios anteriores
Nunca descarte um relatório elaborado. Esse mesmo documento será muito útil quando, algum tempo depois, for preciso analisar novamente o desempenho da empresa em relação aos mesmos fatores.
Imagine que você quer avaliar a evolução do BackOffice na empresa. Comparar o tempo médio de atendimento hoje com aquele de um ano atrás permite identificar as decisões e práticas que deram certo ou não, os problemas que já foram resolvidos, os novos problemas que surgiram entre outros fatores.
Também é um forte argumento para mostrar aos stakeholders do negócio que você tem promovido ações concretas de melhoria ao longo do tempo.
De qualquer maneira, é muito mais fácil realizar essa comparação quando você tem o relatório completo do ano anterior — em vez de resgatar dados antigos e analisá-los novamente.
Portanto, salve cada relatório elaborado em uma pasta e guarde esses arquivos. Com o tempo, eles serão úteis. Agora, você já conhece mais uma ferramenta gerencial: os relatórios qualitativos e quantitativos.
Eles são indispensáveis para a tomada de decisões. Ao mesmo tempo, é claro, a elaboração desses relatórios não pode atrapalhar sua produtividade, ou da sua equipe.
Então, quer aprender como é possível usar a tecnologia para alavancar a produtividade? Acompanhe os próximos posts e descubra como o fSense pode ser o aliado ideal na gestão de seus colaboradores.