Dentro de ambientes corporativos, diversos são os desafios enfrentados para manter a rotina de operações da empresa sempre em bom funcionamento. Mas além de uma grande quantidade de processos para gerenciar, também é preciso estar atento à produtividade da equipe, adotando ações para evitar a temida ociosidade no trabalho.
Pensando nisso, o post de hoje apresenta 8 medidas simples — mas efetivas — para ajudar você a tornar a sua equipe e o ambiente de trabalho mais produtivos. Acompanhe!
1. Implemente reuniões de acompanhamento
O primeiro passo para combater a ociosidade no trabalho em um ambiente empresarial é identificar a causa do problema. Mas isso só é possível se você conhecer sua equipe de perto. Fazer reuniões de acompanhamento (presenciais ou remotas) semanais ou mensais é uma excelente forma de promover essa aproximação.
Estabelecer um diálogo com seus colaboradores é fundamental para que você possa entender toda a dinâmica dos trabalhos de cada um. Essas oportunidades podem ser transformadas em uma espécie de ouvidoria, em que a equipe pode expor suas impressões e dificuldades acerca do trabalho. Da mesma forma, a ocasião pode servir para orientar, dar feedbacks individuais e coletivos e encorajar práticas de aproveitamento inteligente do tempo.
A adoção desse tipo de ação facilita e otimiza a organização do trabalho, pois é possível conhecer com mais detalhes cada etapa, quem são os responsáveis e por que a ociosidade acontece. Assim, identificando as inconsistências, é possível realizar as mudanças necessárias para que o problema não persista.
2. Use agenda compartilhada
O princípio básico de uma equipe produtiva é a organização. Alinhar todas as ações em uma empresa contribui para que tudo corra dentro do previsto, evitando esquecimentos e falhas.
Sabendo disso, você pode adotar como ferramenta uma agenda virtual compartilhada via e-mail. Com ela, é possível sincronizar todas as contas de e-mail da empresa e centralizar e acessibilizar a todos os compromissos, tarefas, lembretes, reuniões, eventos etc.
3. Mensure a produtividade
Há várias maneiras de cobrar mais produtividade da sua equipe, mas é certo que em todas elas vai ser preciso mensurá-la. Afinal, como você poderá exigir de sua equipe se não é capaz de demonstrar quantitativamente quais resultados espera?
Nesse contexto, é imprescindível que a equipe tenha ciência das metas almejadas pela empresa, bem como do tempo disponível para alcançá-las. Bons resultados nunca devem ser encarados como conceitos abertos, mas sim como valores mensuráveis e, mais que isso, atingíveis, desde que a equipe se empenhe o suficiente.
4. Invista em um software de monitoramento das atividades
Monitorar as atividades é, sem dúvida, uma boa maneira para assegurar a produtividade da sua equipe. Com o controle de tempo, por exemplo, fica mais fácil tanto para você quanto para quem executa a tarefa policiar a execução, evitando que ociosidade e adiamento sejam posturas recorrentes.
Mensurar a produtividade torna possível, por exemplo, comparar os desempenhos e resultados dos trabalhos em diferentes períodos. Tal conduta proporciona uma tomada de decisões mais acertada, com base em experiências comprovadas, permitindo, desse modo, que a sua empresa consiga estabelecer metas a longo prazo.
5. Delegue melhor as tarefas
Um ambiente empresarial produtivo depende diretamente dos esforços de cada envolvido. Contudo, é indiscutível que cada pessoa tem suas particularidades. Cada uma tem suas deficiências, assim como suas habilidades.
Assim, é preciso reconhecer o potencial de cada membro da sua equipe, a fim de que você possa extrair ao máximo o potencial de cada um, sabendo que delegar funções de maneira eficiente e assertiva depende disso.
6. Capacite sua equipe
Treinar sua equipe, de forma a aproveitar 100% das capacidades de cada membro, deve estar em sua agenda de prioridades. De nada adianta fornecer toda a infraestrutura para o trabalho, como avançados sistemas de gerenciamento ou mecanismos informatizados, se sua equipe não possui o nível técnico necessário para operar e explorar o melhor desses recursos.
Por isso, alinhar a atuação da equipe com os recursos existentes na empresa — e até capacitá-la para além deles — é a melhor maneira de garantir uma alta produtividade. Para isso, você pode investir em:
- Cursos técnicos, de idiomas, coaching e mentorias;
- Participação da equipe em palestras e seminários sobre trabalho, comportamento e relacionamento interpessoal;
- Treinamentos presenciais com profissionais especializados.
7. Ofereça todo suporte material e motivacional
Para que você consiga extrair uma boa produtividade da sua equipe, é indispensável que a empresa forneça todo o suporte material e, sobretudo, motivacional para a execução do trabalho.
O emprego de tecnologias que auxiliam o desempenho de tarefas pode ser bastante útil nesse sentido. A automação de processos repetitivos e a utilização de sistemas de informação também são grandes exemplos de como a tecnologia pode beneficiar diretamente a produtividade de uma equipe, afinal, tudo que for capaz de otimizar a rotina de operações, poupando tempo e tornando-a menos suscetível a erros e interrupções, pode ser revertido em produtividade.
É importante também mencionar a importância de um suporte motivacional para a equipe, papel que deve ser desempenhado também por você. Uma equipe motivada é uma das chaves da produtividade!
Então, busque sempre investir em ações nesse sentido e enalteça as qualidades de cada um. Procure também motivá-los por meios de bonificações, benefícios, atividades recreativas e culturais, oportunidades de capacitação, além da possibilidade de crescimento e ascensão dentro da empresa.
8. Evite burocratizar o trabalho
É bastante comum em empresas que a rotina de operações seja repleta de protocolos, formalidades e burocracias. Até certo ponto, isso é necessário, afinal, tudo isso faz parte da organização do trabalho.
Porém, a partir do momento em que a burocracia se torna um obstáculo para a fluidez do trabalho, há de se repensar a sua real necessidade. É bem difícil cobrar produtividade de uma equipe se a todo momento ela é obrigada, por exemplo, a elaborar um relatório das suas atividades, ou se para reportar algum problema ou pedir alguma orientação sejam necessárias muitas formalidades, como ofícios, memorandos etc.
Tudo isso em excesso acaba prejudicando a produtividade, além de tornar o trabalho maçante.
Viu como algumas medidas simples podem ser extremamente úteis para diminuir a ociosidade no trabalho e, consequentemente, melhorar a produtividade da sua equipe?
Quer saber mais a respeito de como a produtividade pode ser estimulada na gestão da sua equipe? Entre em contato conosco e nos deixe ajudá-lo!