Um procedimento urgente, um problema de saúde na família, um mal-estar que requer atendimento médico e outros imprevistos. Ao longo da vida profissional, é normal que o colaborador precise faltar em um ou em outro dia de trabalho, não é mesmo?
No entanto, há também aquelas situações em que o funcionário simplesmente não aparece no trabalho, seja por desorganização, problemas pessoais, desmotivação ou conflitos com os colegas.
Independentemente do motivo, o fato é que a empresa espera, diariamente, a presença de todo o time — e todos os trabalhadores devem estar presentes no horário correto.
Assim, qualquer falta traz prejuízos consideráveis para a produtividade da companhia e, consequentemente, para os resultados. Afinal, além do colaborador ausente, a falta também prejudica o andamento das tarefas de toda a equipe.
Diante desse cenário, torna-se imprescindível aplicar um controle de absenteísmo — para tentar diminuir o número dessa métrica tão importante para as companhias.
Para tanto, você deve entender a fundo sobre o assunto. Assim, você será capaz de saber exatamente qual é o grau de absenteísmo da equipe e, finalmente, conseguirá implementar estratégias eficientes para reduzir esse índice.
O post de hoje vai explicar tudo isso e muito mais! Continue a leitura e confira!
O que é o absenteísmo?
Antes de aprendermos a calcular a métrica, precisamos entender exatamente o que é o absenteísmo. Trata-se da taxa utilizada para medir, tanto em horas quanto em percentual, o grau de mão de obra desperdiçada dentro da empresa.
Sendo assim, o absenteísmo toma como base os atrasos, as faltas e as saídas antecipadas dos funcionários — tanto as justificadas quanto as injustificadas.
Afinal, por mais que o colaborador tenha o direito de se ausentar em determinados momentos, o impacto na produtividade da equipe ainda é sentido da mesma maneira.
Como mencionado, há diversas situações que possibilitam a ausência justificada do empregado, como acidentes, doenças, exames e procedimentos médicos urgentes. Mas o que leva alguém a faltar injustificadamente?
Normalmente, a causa desse problema está relacionada à desmotivação no trabalho.
Há, ainda, empregados — especialmente aqueles com mais tempo de casa — que começam a ter a impressão de que podem fazer o que querem dentro da empresa. Assim, eles decidem se ausentar sem motivo aparente — simplesmente para demonstrar esse suposto poder.
Absenteísmo e rotatividade de pessoal
O absenteísmo é uma métrica fundamental para a gestão de pessoas, mas não é a única que deve ser acompanhada. Tão importante quanto esse índice, é a taxa de rotatividade de pessoal, ou turnover, que mede o giro de entradas e saídas de funcionários.
Para selecionar novos colaboradores, é necessário abrir um processo de entrevistas e contratações. Os novatos, então, passam por períodos de treinamento e de adaptação — e isso demanda tempo e dinheiro. Recursos que poderiam ser economizados, caso os funcionários originais tivessem permanecido na empresa e dado continuidade ao trabalho.
Além disso, as próprias demissões — sejam por parte da empresa ou do colaborador — resultam em gastos financeiros. Dessa maneira, é vantajoso para a empresa que o quadro de funcionários não sofra alterações em excesso.
Devemos considerar, também, que as causas para o absenteísmo e para a alta rotatividade de pessoal estão muitas vezes relacionadas.
Se o ambiente de trabalho é desagradável e pouco motivador, isso pode levar tanto a um aumento de ausências e atrasos quanto a um maior número de pedidos de demissão.
Considere que um empregado com faltas em excesso pode ser demitido ou pedir demissão, o que aumenta o índice de turnover.
Sendo assim, é fundamental acompanhar ambas as métricas e, se necessário, implementar medidas para reduzi-las. Para isso, é preciso entender o que ocasionou o aumento desses números.
Como fazer o cálculo do índice de absenteísmo?
Como vimos, o índice de absenteísmo é fundamental para medir o clima organizacional e a produtividade da empresa. Entretanto, cada companhia é formada por diversos departamentos e setores que, juntos, trabalham em prol de objetivos comuns.
Portanto, simplesmente somar as horas de trabalho perdidas da totalidade do quadro de funcionários não representa um termômetro fiel de como anda a produtividade da equipe.
A perda de 10 horas de trabalho em um setor com 20 pessoas é bem mais grave do que o desperdício do mesmo período de tempo em um time de 100 colaboradores.
Então, como é possível medir com fidelidade e eficiência a taxa de absenteísmo na empresa e, assim, verificar quais são as medidas necessárias para reduzi-la? Por meio de uma série de cálculos simples, que permitem compreender exatamente quantas horas de trabalho a empresa está perdendo — e em quais áreas. Confira:
1º passo
Para começar, você deve calcular o total de horas que toda a equipe inteira deve trabalhar por mês.
Considere, aqui, o período de tempo que cada funcionário trabalha — sem contar com as faltas, atrasos ou saídas antecipadas.
Sendo assim, vamos imaginar que cada um dos 10 integrantes da equipe deve trabalhar por 5 horas por dia, ao longo de 5 dias da semana.
Para fins de cálculo, vamos considerar o cenário ideal de um mês com 20 dias de trabalho. Dessa forma, temos:
10 funcionários x 5 horas de trabalho por dia x 20 dias no mês = 1000 horas trabalhadas mensalmente pela equipe.
2º passo
O índice de absenteísmo deve ser calculado mensalmente após a conferência de todos os cartões de ponto e fechamento das horas de cada funcionário.
Portanto, nessa etapa do cálculo, você vai saber qual foi a quantidade de atrasos, ausências e saídas antecipadas da equipe. Isso é feito para verificar qual foi o impacto das faltas no total ideal de horas trabalhadas.
Retomando nosso exemplo: considere que, no mês em questão, aconteceram 6 ausências de funcionários. Ou seja:
6 dias de ausência x carga horária de 5 horas por dia = 30 horas perdidas
Em seguida, some também os minutos desperdiçados com atrasos e saídas adiantadas. Para facilitar o cálculo final, depois de fazer a conta, transforme esses minutos em horas.
Se um total de 6 funcionários chegou mais tarde ou saiu mais cedo ao longo do mês analisado, isso totaliza 20 minutos de trabalho perdidos para cada um deles. Então:
6 funcionários x 20 minutos de trabalho perdidos = 120 minutos
120 minutos = 2 horas desperdiçadas pela equipe
O total de horas perdidas pela equipe, então, é de:
30 horas de ausências + 2 horas de atrasos ou saídas antecipadas = 32 horas totais perdidas pelo quadro de funcionários.
3º passo
Finalmente, é o momento de descobrir o quanto essas horas desperdiçadas de labuta impactaram na produtividade de toda a equipe.
Para tanto, é preciso descobrir a porcentagem de absenteísmo. Esse número deve ser proporcional ao tamanho da equipe, pois, assim, fornece a dimensão exata de quanto tempo é jogado fora.
Lembre-se: após seguir os passos anteriores, você verificou que a sua equipe deveria ter trabalhado 1000 horas no mês. Entretanto, devido a faltas, saídas antecipadas e atrasos, houve uma perda de 32 horas de trabalho. Então:
32 / 1000 = 0,032
Para descobrir a porcentagem, basta multiplicar esse número por 100:
320 x 100 = 3,2
Seu nível de absenteísmo no mês analisado é de 3,2%.
Para analisar se a porcentagem está crescendo ou diminuindo, é preciso acompanhar esses números todos os meses.
Só assim é possível verificar se as medidas preventivas e/ou corretivas estão realmente surtindo efeito e aumentando a produtividade da equipe.
Como fazer o controle de absenteísmo?
Se você acompanhou nosso post até aqui, já sabe muito bem o que é e o que causa o absenteísmo, além de ter aprendido a calculá-lo de forma simples e eficiente.
Veja agora como controlar — e diminuir — essa taxa para que o absenteísmo não seja um obstáculo frente ao sucesso da empresa.
1. Promova qualidade de vida
O mercado de trabalho passa por grandes mudanças. Enquanto as empresas exigem candidatos cada vez mais especializados — e novas oportunidades de trabalho surgem —, os profissionais passam a valorizar com fervor a qualidade de vida em todos os aspectos — inclusive no trabalho.
Para demonstrar à equipe que você também se preocupa com a qualidade de vida e com a saúde dos colaboradores, um ótimo caminho é pensar em campanhas para incentivar boas escolhas.
Alguns exemplos são palestras sobre o combate ao alcoolismo e ao tabagismo, conscientização da depressão e outras doenças mentais, a importância de uma alimentação saudável, exames preventivos, exercícios físicos entre outros temas.
Dessa maneira, você fará uma diferença concreta na vida da equipe e, consequentemente, eles vão perceber que a empresa se importa com os funcionários como indivíduos, e não apenas como empregados capazes de trazer resultados.
2. Crie um ambiente de trabalho agradável
A busca pela qualidade de vida também passa pela importância de um ambiente de trabalho agradável para todos que circulam diariamente pela empresa.
Afinal, passamos boa parte de nossos dias trabalhando. Assim, é importante que cada um possa cumprir os deveres e as responsabilidades do cargo em um espaço harmonioso, onde os trabalhadores se sintam respeitados, acolhidos, valorizados e compreendidos.
Para tanto, trate a equipe com atenção e respeito, e exija o mesmo em troca — de todos e para todos.
Valorize a comunicação entre os funcionários e trabalhe a ideia de que eles são um time. Dessa maneira, trabalhar lado a lado será mais prazeroso, aumentando a motivação e, consequentemente, a produtividade.
Caso contrário, fica difícil encontrar a energia para pensar em soluções criativas e produzir com qualidade.
Como já discutimos, muitas faltas e atrasos são ocasionados pela ausência de motivação no trabalho. Frequentemente, essas faltas são o resultado de um ambiente hostil, em que os funcionários não se sentem respeitados.
Criar um clima organizacional positivo requer o respeito às diferenças e a individualidades de cada membro da equipe.
Por isso, além de celebrar a diversidade e condenar o preconceito, a empresa deve apresentar políticas firmes contra o assédio moral, que pode ter consequências graves e duradouras — tanto para a empresa quanto para a vítima.
3. Ofereça instalações e equipamentos de qualidade
As instalações físicas e equipamentos disponibilizados para a equipe também exercem um grande impacto na redução dos índices de absenteísmo. Afinal, quem aguenta passar horas trancado em um ambiente pouco iluminado e arejado ou em uma sala úmida ou suja?
Garantir condições adequadas de higiene e conforto para a equipe, no entanto, vai muito além da motivação.
A umidade e a poeira em excesso são praticamente uma garantia de que seus funcionários vão desenvolver problemas respiratórios e reações alérgicas. Isso, é claro, levará a ausências justificadas por motivos de saúde — ou seja, aumenta o índice de absenteísmo.
Quanto aos equipamentos, as ferramentas tecnológicas garantem a qualidade e a confiabilidade que a equipe precisa para desenvolver todas as demandas com mais facilidade, agilidade e rapidez.
4. Incentive a prática de exercícios laborais
Não são raros os casos de ausência por motivos de tendinites, bursites e outras lesões e doenças causadas pelo esforço repetitivo. Dores nas costas, ombros e de cabeça, vista cansada, dificuldade de concentração. Tudo em excesso faz mal, não é?
Portanto, desenvolva campanhas de incentivo aos exercícios laborais. Essa prática fornece mais saúde e energia para o ambiente de trabalho por meio do combate às lesões causadas pelo esforço repetitivo que seus funcionários certamente exercem no dia a dia.
Além disso, exija que os colaboradores façam os devidos intervalos. Afinal, passar horas e horas a fio digitando em frente ao computador causa, além do esforço repetitivo, cansaço e a perda de concentração.
Uma pausa de 5 ou 10 minutos para descansar a vista, as mãos e a mente — além de esticar as pernas — faz uma diferença enorme para a produtividade.
5. Valorize o trabalho de cada um dos funcionários
Muitas vezes, um integrante da equipe pode ter dificuldades em perceber o quanto seu trabalho faz a diferença dentro da empresa — e a influência exercida nos resultados finais.
Isso pode ser extremamente desmotivador e, como você já sabe, esse sentimento é um prato cheio para o absenteísmo.
Se o empregado absorver demais a ideia de que o seu trabalho não importa, ele logo começa a pensar que sua presença também não é valorizada.
Consequentemente, ele pode começar a faltar sem necessidade — ou a chegar atrasado e sair mais cedo.
Para evitar que os colaboradores se desanimem, a gestão precisa demonstrar, cotidianamente, que valoriza e confia no trabalho de cada membro da equipe.
Cada pessoa ali é — e deve se sentir — parte integrante de um time que, apenas junto e unido, conseguirá alcançar todos os objetivos estabelecidos.
O bom e velho feedback é uma ótima ferramenta para colocar essa dica em prática.
O feedback positivo deve ser dado o mais rápido possível — após a ocasião que merece elogios acontecer. Além de incentivar o funcionário a melhorar cada vez mais, o elogio ainda serve de exemplo para os colegas.
Igualmente necessário, o feedback negativo deve ser transmitido sempre individualmente. Dessa forma, você demonstra que você continua confiando no serviço do colaborador, apesar do erro cometido. Por isso, está ali para dar dicas e orientações sobre como ele pode se sair melhor da próxima vez.
6. Promova a interação entre as equipes
Além de ser algo muito positivo, promover uma interação entre as diferentes equipes da empresa ajuda na manutenção do clima de trabalho agradável. O convívio harmônico entre os colaboradores também valoriza a contribuição de cada membro dos times.
Quando as equipes se mantêm em contato, o trabalho se torna mais fluido e dinâmico, pois cada um sabe, exatamente, quem deve procurar diante de uma demanda ou dúvida. Isso também fortalece e une toda a empresa.
7. Analise os salários e benefícios
Por melhores que sejam as condições de trabalho e o clima organizacional da empresa, obviamente, os salários e benefícios recebidos pela equipe são elementos fundamentais para que os funcionários se sintam satisfeitos e valorizados.
Portanto, é preciso ficar atento. Os salários pagos pela empresa não devem estar abaixo da média de mercado.
Além de desmotivar a equipe, isso pode, facilmente, aumentar o índice de turnover. Mais cedo ou mais tarde, seus melhores funcionários encontrarão empresas dispostas a pagar melhor por seus conhecimentos e experiências.
Da mesma maneira, os benefícios são uma maneira de a empresa se diferenciar diante dos concorrentes — mantendo-se atrativa para os melhores candidatos.
Além daqueles benefícios obrigatórios — como vale-transporte e vale-refeição —, ofereça convênios com academias e restaurantes, viagens de incentivo, planos de premiação, bônus, planos de saúde e odontológico, entre outros.
8. Busque a harmonia entre a gestão e os subordinados
Para que a empresa funcione como um time — algo que já destacamos ser muito importante —, a chefia não deve se colocar acima dos demais funcionários, mas ao lado deles.
Dessa maneira, os gestores mostram que fazem parte do mesmo time — e que suas dúvidas e dificuldades merecem atenção. Portanto, deixe claro que os resultados individuais são extremamente valiosos para a empresa.
Caso contrário, a equipe de funcionários se sentirá à parte da gestão, ou seja, não como uma peça integrante e fundamental da empresa.
Essa disruptura leva à falta de lealdade, à desmotivação e à baixa produtividade. O resultado, como imaginado, é um clima organizacional desagradável e muito propício a altos índices de absenteísmo.
9. Não exija metas intangíveis
Muitas empresas trabalham com a determinação de metas que devem ser alcançadas pelos funcionários. Quando eles alcançam — ou ultrapassam — essas metas, normalmente, recebem um bônus ou um prêmio.
Essa medida é extremamente positiva, pois incentiva o trabalho duro e a produtividade, além de gerar um clima de competição saudável que aumenta a união e a harmonia da equipe.
Entretanto, quando as metas exigidas não são possíveis de serem atingidas, o efeito é justamente o contrário.
Diante de um número irreal, os funcionários se sentem exaustos antes mesmo de começar o trabalho, pois percebem imediatamente que, por mais que eles se esforcem e alcancem bons resultados, não chegarão nem perto do esperado.
A pressão por tentar atingir uma meta impraticável é muito prejudicial para a saúde mental dos funcionários. Portanto, não recorra a esse método, pois, em vez de aumentar a produtividade, apenas vai gerar pânico, estresse e desmotivação.
10. Saiba delegar tarefas
A delegação de tarefas é uma das melhores ferramentas para otimizar o trabalho da sua equipe.
Além de impedir que as demandas se concentrem sobre um único funcionário ou grupo, a estratégia também permite aproveitar ao máximo as melhores características e habilidades de cada um.
Desse modo, os colaboradores se sentirão reconhecidos, pois vão perceber que você está solicitando algo que eles são capazes de cumprir com eficiência e talento.
Além disso, a delegação de tarefas respeita as lacunas e dificuldades de cada funcionário.
Se alguém fala muito bem ao telefone, por exemplo, mas não apresenta a mesma eficiência no atendimento presencial, aproveite o talento já demonstrado e delegue a tarefa de atender os telefonemas!
Enquanto isso, um colaborador com aptidões interpessoais dará conta do recado de conversar presencialmente com os clientes.
Mais tarde, o primeiro funcionário poderá superar as dificuldades por meio dos feedbacks positivos e orientações, assim como por meio de treinamentos — última dica desta lista!
11. Promova treinamentos para a equipe
Os conhecimentos e habilidades adquiridos nos treinamentos serão levados pelo funcionário para a vida toda — até mesmo se ele deixar a empresa. Portanto, cursos de aperfeiçoamento é uma excelente forma de demonstrar o quanto você confia no talento e no potencial de sua equipe.
Palestras, workshops, oficinas, dinâmicas em grupo, materiais de leitura e diversos outros recursos são ótimas opções para oferecer treinamentos modernos, completos e interessantes para os funcionários.
Além de potencializar os talentos já existentes, você pode até mesmo descobrir novas habilidades em seu quadro de funcionários!
Os treinamentos podem suprir demandas da equipe, preencher lacunas de conhecimento ou formação, fornecer capacitação e orientação quanto ao uso de novos equipamentos e técnicas e apresentar novas maneiras para solucionar velhos problemas.
Depois de cada curso ou palestra, os funcionários se sentirão inspirados a colocar todos os novos conhecimentos em prática.
O controle do absenteísmo é fundamental para não perder tantas horas de trabalho e todo o potencial da equipe. Com as medidas apresentadas aqui, você vai revolucionar a rotina da empresa e conquistar resultados cada vez melhores.
