O termo compliance é familiar para você? O universo empresarial tem passado por uma mudança significativa em seu modo de atuação. Por isso, não é difícil visualizar que as empresas estão cada vez mais preocupadas em traçar uma cultura organizacional pautada em profissionalismo e ética.
É nesse cenário que o termo tem ganhado uma importância especial, já que revela um padrão de comportamento empresarial capaz de estruturar uma imagem positiva do negócio e atrair talentos para a sua equipe de trabalho.
Além disso, conforme você verá ao longo deste material, o compliance é um fator essencial para a melhoria de indicadores e resultados empresariais e contribui para um crescimento saudável e organizado. Porém, se você ainda não sabe do que estamos falando e quer aprender a estruturar uma boa política de compliance em sua empresa, continue lendo este post e descubra agora mesmo!
Afinal, o que é compliance?
Para acabar com qualquer dúvida que você possa ter sobre o tema — e introduzi-lo no assunto — vamos esclarecer o que significa o termo compliance.
Essa palavra tem suas origens na língua inglesa, derivando da expressão “to comply”, que em tradução para o português pode ser entendido como “agir de acordo com regras e procedimentos”.
Em outras palavras, compliance significa colocar uma empresa em conformidade com as regras, normas e controles internos e externos. Isso ocorre, portanto, quando um empreendimento conhece o regulamento aplicado à sua área e segue à risca todas essas orientações.
Aprofundando um pouco mais, agir de acordo com as normas engloba diversos fatores, tais como as regras:
- trabalhistas;
- previdenciárias;
- fiscais;
- contábeis;
- financeiras;
- ambientais;
- jurídicas;
- éticas.
Então, de maneira resumida, estamos nos referindo aos processos e ações empresariais que visam colocar a organização no rol de negócios que atuam legalmente e cumprem à risca o que a sociedade espera dela.
Qual a importância do compliance para as empresas?
Não é novidade que o consumidor moderno valoriza e se preocupa muito em avaliar a imagem e reputação das empresas antes de se tornarem clientes. Em tempos de valorização do que é correto, ético e honesto, os empreendimentos precisam se preocupar com a imagem que transmitem ao mercado.
Aliás, passamos por uma grave crise ética em nosso país e isso só reforça o quanto a imagem de um negócio pode ser abalada caso se envolva com escândalos, corrupção e desrespeito a questões importantes para o cidadão, como o meio ambiente e as contas públicas.
É possível encontrar inúmeros exemplos de empresas que têm sua reputação e credibilidade afetadas perante o consumidor, em razão de descuidos quanto a questões legais — que podem ser fiscais, sociais, ambientais, sanitárias e até trabalhistas.
Essas situações demonstram, por si só, a grande importância de se implantar o compliance ao cotidiano empresarial. Entretanto, a manutenção de uma boa imagem é apenas um dos motivos para se aplicar esse processo, já que os benefícios são expressivos e vão muito além disso.
Conquistar uma empresa responsável e empenhada em agir de acordo com normas e princípios éticos é fundamental para se manter competitivo no mercado, não só no que diz respeito à imagem empresarial, como também em relação ao seu funcionamento de maneira legalizada.
Desse modo, o que se pode concluir é que adotar programas de compliance é um dos meios mais eficazes de se usufruir de inúmeros benefícios, como:
- redução de erros, fraudes e crimes financeiros;
- ganho de credibilidade no mercado;
- redução de custos;
- conquista de contratos vantajosos para a empresa;
- aumento na qualidade do produto e serviço;
- aumento na rentabilidade da empresa;
- estabelecimento de relações comerciais mais éticas;
- obtenção da confiança de investidores;
- melhoria no relacionamento com os clientes;
- fortalecimento e disseminação de uma boa cultura organizacional.
Como colocar o compliance em prática?
Depois de todos os benefícios citados, não restam dúvidas do quanto sua empresa tem a ganhar com a incorporação dessa prática. Entretanto, por envolver inúmeros aspectos, é necessário integrar o compliance com a cultura, metas e valores de sua empresa.
Por isso, confira, a seguir, as dicas que preparamos para você:
1. Conheça bem a sua empresa
Antes de qualquer coisa, é preciso ressaltar que agir em conformidade se torna praticamente impossível quando gestores e empreendedores não conhecem adequadamente os processos internos, as metodologias e as estratégias — de gestão de estoque, de pessoas, contábeis e outras — de seu empreendimento.
Entenda que uma política de compliance vai muito além de conhecer e seguir normas de conduta empresarial. Uma companhia só alcança bons resultados quando consegue dominar todos os aspectos do negócio, harmonizando o cumprimento das normas com os objetivos, as estratégias e a missão da sua empresa.
Afinal, conhecer, monitorar e estudar o cotidiano da organização é a maneira mais eficiente de identificar setores que precisam de aprimoramento e intervenção de um líder, de modo a se adequarem às normas e procedimentos preestabelecidos.
2. Envolva todos os seus funcionários e parceiros
Para aplicar esse conceito em sua empresa, é necessário fomentar o respeito às regras em seus funcionários e colaboradores. Para isso, é fundamental envolver a todos no processo. Você já deve ter ouvido falar que as pessoas são o maior bem de uma empresa, mas uma equipe desmotivada e mal gerenciada pode ser um risco à imagem da organização.
Quando a gestão de pessoas não é realizada adequadamente, isso abre espaço para o desenvolvimento de condutas que não contribuem para o crescimento e podem afetar a reputação do negócio. Por isso, lembre-se de que é essencial envolver seus funcionários em seu projeto de compliance.
Porém, para conquistar a compreensão e o apoio da equipe, é necessário investir em transparência e clareza quanto aos objetivos do procedimento e as vantagens que isso vai trazer à empresa — e a todos que nela trabalham.
3. Estimule uma cultura organizacional ética
A cultura organizacional pode ser definida pelos padrões de comportamento dentro de uma corporação. Em outras palavras, é o meio de agir, as crenças e os valores que norteiam o trabalho em um ambiente empresarial.
Dessa maneira, quando você estimula seus funcionários a adotarem uma cultura organizacional ética e de respeito às leis, fica muito mais fácil prevenir problemas de desvio de caráter e de comportamento.
Assim, o empreendimento incorpora o compliance em seu dia a dia e isso passa a ser algo natural — e não uma imposição dos gestores e da alta cúpula. Ressalta-se que uma cultura organizacional positiva e pautada na ética reflete no aumento da motivação, produtividade e segurança do trabalho executado.
Além disso, os reflexos vão muito além do ambiente empresarial, reverberando positivamente em sua imagem no mercado.
4. Cuide para que as relações internas sejam justas
Imagine trabalhar em uma empresa que promove e privilegia funcionários sem qualquer critério previamente estabelecido. Apesar de ser uma situação extremamente prejudicial para o clima da empresa, isso, infelizmente, ocorre com certa frequência.
Como gerente de compliance, é extremamente importante que você saiba premiar os seus colaboradores de maneira justa e de acordo com o bom trabalho desempenhado. Não abra espaço para isso e não permita que o hábito de “puxar-saco” se estabeleça e seja criterioso para promoções e regalias dentro da empresa.
Em resumo, é importante mostrar que o trabalho e dedicação são os ingredientes para crescer na companhia — e não a malandragem e/ou qualquer relação de amizade com superiores.
5. Monitore os processos
Nossa última dica diz respeito ao monitoramento dos processos. Como gestor, é primordial acompanhar de perto as tarefas e transações realizadas pela sua equipe. Mesmo que não seja possível realizar isso sozinho, procure delegar essa tarefa a um funcionário de confiança.
Quando a empresa possui gestores presentes e atuantes fica mais fácil avaliar os comportamentos de toda a equipe — e detectar condutas inadequadas e em desconformidade com as regras. Quanto mais cedo ocorrer a identificação de erros e desvios, mais rápido será a tomada de decisões para a correção dos problemas. Com isso, você garante que a sua empresa tenha uma atuação sempre correta e pautada em processos éticos e legais.
Quais os principais erros em políticas de compliance e como evitá-los?
Apresentamos dicas para implementar um projeto de compliance em sua empresa. No entanto, mesmo seguindo todos esses passos, é comum se deparar com imprevistos e dificuldades.
Por isso, para que este material fique ainda mais completo, reunimos os maiores erros que podem acontecer durante a execução dessa estratégia e trouxemos dicas de como evitá-los. Quer aprender? Então, prossiga com a leitura!
Não conhecer a legislação em vigor
O direito empresarial, ambiental, tributário e fiscal são apenas algumas das legislações com as quais uma empresa precisa lidar diariamente. Com tantas leis e atualizações legislativas, é comum que as empresas se percam e acabem enfrentando sérios problemas com a justiça.
Então, como evitar esse tipo de problema? A dica é contar com o auxílio de uma empresa ou uma equipe especializada em compliance, com funcionários preparados e experientes no assunto. Dessa forma, seu negócio se mantém sempre em conformidade com as regras mais atuais.
Não monitorar a atuação dos funcionários
Você adota estratégias para monitorar a produtividade e atuação de seus funcionários? Esse é um erro comum e que, quase sempre, traz resultados negativos para a empresa. Por outro lado, também é possível trabalhar para minimizar esse problema. É possível, por exemplo, investir em um software de controle de produtividade e, dessa forma, monitorar como tem sido o dia a dia da sua equipe.
Além de evitar desvios de conduta, você terá dados valiosos sobre a produtividade do seu time e poderá implementar correções mais pontuais, melhorando consideravelmente a qualidade do trabalho.
Não aproveitar boas oportunidades
Com tantas regras e normas a seguir, nem sempre gestores e empreendedores estão atentos a oportunidades que possam surgir. Manter o foco exclusivo no compliance é um dos erros mais graves e prejudica o crescimento do negócio. Portanto, é preciso investir em qualificação e trabalhar para que a equipe responsável seja mais eficiente e atenta aos detalhes.
Dessa forma, no caso do compliance fiscal, por exemplo, é possível encontrar um enquadramento tributário mais vantajoso e até economizar recursos com o pagamento de impostos. Portanto, saiba equilibrar o foco e esteja atento para todas as oportunidades!
Não ter um código de conduta
Como fazer com que os funcionários adotem uma postura ética, se a empresa ainda não possui um código de conduta? Parece óbvio, mas vários empreendimentos funcionam sem um documento que dita as normas e as regras de atuação interna — e isso pode ser um fator de risco para a imagem e a produtividade da empresa.
De modo geral, o código de conduta é essencial para o ambiente corporativo e evita que comportamentos inadequados se tornem rotina. Como não há espaço para dúvidas sobre a maneira correta de agir, os funcionários poderão atuar seguindo as regras da empresa.
Não implementar um canal de denúncia
Assim como os demais, o último erro apresentado no post de hoje é muito recorrente e prejudica os resultados de uma política de compliance. Como o objetivo desse projeto é tornar a atuação do negócio mais ética, responsável e legal, é importante abrir um canal para que condutas inadequadas sejam reportadas e devidamente investigadas.
Portanto, implemente um canal para denúncias, informando aos funcionários, clientes e fornecedores sobre a existência desse contato. Além de melhorar a imagem da empresa, esse canal pode ser um grande aliado do gestor no combate a situações de risco. Pense nisso!
Como você percebeu, o compliance é muito relevante para o contexto empresarial em que vivemos. Diante de um consumidor mais seletivo e preocupado com a reputação e atitudes dos negócios com os quais interage, é essencial que as empresas se adéquem e adotem uma postura mais íntegra e correta.
Obviamente, esse é um processo interno que deve partir da diretoria, sendo muito relevante o papel dos gestores de cada setor para o sucesso da prática.
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