A proatividade no trabalho é um assunto recorrente em blogs, revistas de negócios e reportagens sobre empreendedorismo. Você já se perguntou o que exatamente isso representa e que impacto a ausência desse comportamento tão requisitado pode causar na gestão de BackOffice?
Afinal, o que é uma pessoa proativa?
É aquela que possui a habilidade de executar as tarefas de rotina sem que, para isso, alguém precise delegar. Parece bobagem, mas nem todo mundo possui essa qualidade. Uma parcela dos trabalhadores tem o hábito de esperar a ordem de seus superiores para cumprir as obrigações diárias.
Essa falta de iniciativa, que poderia passar por um pequeno problema, compromete a liderança do gestor, a produtividade da equipe e, principalmente, os resultados da empresa. O sucesso no controle de processos internos do BackOffice está relacionado ao desempenho individual e coletivo.
Pessoas proativas adoram buscar novos desafios e respostas diferentes para a solução de problemas. Elas são capazes de antever mudanças e se adaptar a elas. Quer saber como alcançar esse nível de engajamento? É o que você vai conferir no post de hoje!
Como estimular a proatividade no trabalho?
Listamos abaixo 6 dicas para despertar o espírito de colaboração e iniciativa em sua equipe de BackOffice:
1. Ensine pelo exemplo
Exerça a liderança começando por você mesmo. Seja comprometido com horários, entregue sua produção no prazo combinado, participe das reuniões da empresa. Suas atitudes devem refletir o modelo ideal de colaboração coletiva. Pratique a humildade e, sempre que for necessário, compartilhe com os outros o que aprendeu. Isso ajuda a conquistar seguidores de boas práticas.
Lembre-se de que o verdadeiro líder não precisa mandar — isso ficou no passado com o antigo conceito do chefe que se achava superior aos demais. Seu papel deve ser o de orientar as pessoas para que elas desenvolvam sozinhas os próprios potenciais. Para isso, é preciso oferecer constantes feedbacks construtivos.
2. Entenda os limites de sua equipe
Todo colaborador tem suas próprias aptidões. Isso significa que você precisa conhecer bem a sua equipe para saber identificar os talentos e as limitações de cada membro.
Um funcionário competente em determinada função pode não ter a mesma habilidade em outra tarefa e ser confundido como reativo ou improdutivo.
Portanto, é preciso identificar as limitações de cada funcionário e orientá-los na busca pelo aprimoramento. Procure meios de ensinar a ser mais atento e perspicaz, agir em tempo hábil e desenvolver a autoconfiança. Assim, toda a sua equipe poderá desenvolver novas competências, aumentando a produtividade.
3. Dê mais liberdade aos colaboradores
Algumas empresas cometem o erro de pressupor que os colaboradores são incapazes de sugerir boas ideias. Em consequência disso, os gestores não demonstram interesse em ouvir o que eles têm a dizer — muito menos em testar novas abordagens.
Isso causa frustração e faz com que o funcionário fique retraído, tímido, sem participar ativamente das reuniões.
Para ser proativo, é necessário sentir liberdade para pensar, falar e agir. Por isso, faça sua equipe perceber que você é uma pessoa acessível, que valoriza a opinião de seus subordinados. Também é importante transmitir confiança no profissional, para ele se sentir seguro para agir e buscar soluções por conta própria.
A cultura da empresa é o reflexo de como as pessoas se comportam em busca de um mesmo objetivo. Estimule a criatividade, a iniciativa e a inovação. Pessoas reativas podem se tornar proativas: tudo depende de fornecer incentivos e oportunidades para que essa mudança aconteça.
4. Recompense a proatividade no trabalho
A gestão de BackOffice é um serviço dinâmico e, algumas vezes, estressante. Diariamente, a equipe precisa lidar com processos de alterações de cadastro, cancelamentos, reclamações de clientes e resolver uma série de outros problemas.
Sendo assim, é importante valorizar a motivação e a iniciativa do grupo. Você pode criar eventos informais e fazer uma distribuição de prêmios para os colaboradores que mais se destacaram. Reconheça o trabalho de cada um — elogie. Quando for necessário chamar a atenção de alguém, faça de forma reservada.
5. Invista em treinamentos
A proatividade não nasce com as pessoas. Embora algumas sejam mais ativas que outras, essa característica não é comum em todas as personalidades. No entanto, é possível fazer com que os colaboradores melhorem o comportamento nesse sentido. Não é fácil, mas é perfeitamente viável.
Portanto, invista em cursos, treinamentos e palestras educativas. Essa prática é extremamente importante para alinhar os conhecimentos e aperfeiçoá-los. Funcionários que dependem de um comando para realizar suas tarefas não produzem o quanto deveriam — e o tempo perdido não volta mais!
6. Acompanhe o desempenho da equipe
Atualmente, as empresas bem-sucedidas buscam ferramentas capazes de auxiliar o gestor no monitoramento das atividades de rotina com o objetivo de saber se elas estão sendo executadas no tempo esperado ou não.
Para ter certeza de que a sua equipe está evoluindo em relação à proatividade na rotina do BackOffice, é fundamental acompanhar as métricas e indicadores. Para tanto, a tecnologia hoje oferece diversos recursos, como softwares especializados em controle de produtividade.
Dessa forma, você consegue visualizar o desempenho individual e coletivo, de seu próprio computador, de maneira prática e rápida. Isso permite uma visão bem abrangente sobre a produção de sua mão de obra e facilita as suas futuras tomadas de decisão. Pense nisso!
Como você viu, o colaborador proativo é aquele que não espera comandos. Ele sabe o que é preciso ser feito — e faz. Diante de situações problemáticas, ele tem jogo de cintura para antecipar os problemas e buscar a melhor solução com entusiasmo e criatividade. É o tipo de profissional que toda organização deseja ter em seu quadro de funcionários.
Diante disso, conseguir ativar o senso de iniciativa em seus funcionários representa melhorias em diversos aspectos: a sua popularidade como líder aumenta, o seu time se fortalece, os processos de BackOffice são otimizados e a sua empresa progride — um pacote de benefícios que envolve você, sua equipe e seus clientes.
Uma boa gestão de BackOffice está diretamente relacionada à proatividade de cada colaborador que, trabalhando com foco e comprometimento, produz melhores resultados para todo o negócio. Deseja saber como é possível ser mais produtivo? Confira nosso outro post: os 5 indicadores de produtividade de BackOffice e comente abaixo quais você pretende colocar em prática agora mesmo.
