Promover o engajamento dos colaboradores, deixar a equipe bem informada sobre as ações da organização, incentivar a criação de novas ideias e aumentar a motivação dos empregados são algumas das vantagens obtidas com as ferramentas de comunicação interna.
Atualmente, há diversas opções para uma empresa mostrar para o público interno as principais atividades: intranet, newsletters, jornais, web TV e revistas são as mais utilizadas pelas corporações.
Contudo, é necessário escolher as ferramentas ideais para deixar os empregados envolvidos e motivados com os projetos desenvolvidos.
Confira neste post 6 critérios que podem ser adotados na hora de decidir o recurso a ser utilizado para interagir com os funcionários. Acompanhe:
1. Adote uma ferramenta atrativa e de fácil entendimento
Não adianta ter as principais informações da corporação se elas não estão em uma linguagem atraente e objetiva.
Imagine que uma empresa escolha, como meio de comunicação interna, uma revista mensal com 20 páginas, destacando detalhadamente as iniciativas mais relevantes da instituição.
Será que os funcionários vão ter disposição para ler esse tipo de publicação? Afinal, o tempo é precioso e as pessoas são muito atarefadas. Por isso, é fundamental contar com um veículo que una relevância, praticidade, interesse e acessibilidade.
É necessário compreender como o público-alvo se comporta. Dessa maneira, é muito mais fácil elaborar conteúdos que despertam o interesse não apenas dos funcionários, mas também dos gestores da organização.
2. Tenha foco na abrangência e na atualização
Em algumas empresas, a comunicação interna não consegue obter os resultados esperados em curto prazo.
Um dos motivos é que os recursos utilizados não têm um grande alcance entre os colaboradores.
Isso acontece por duas razões:
- os empregados não dispõem de ferramentas para acompanhar as notícias de maneira acessível. Por exemplo, uma equipe externa não pode acompanhar as informações de uma intranet, caso tenha acesso a essa ferramenta somente na sede da instituição;
- dados desatualizados. Se um evento aconteceu há mais de 20 dias, por exemplo, o colaborador dificilmente vai ter interesse por uma matéria no jornal mensal da empresa.
O ideal é informar os empregados das atividades de maneira prática e rápida. As publicações mensais podem ter um caráter mais educativo e de aproximação com os funcionários.
3. Preze pela segurança
Há um grande medo de que as informações da empresa sejam repassadas para pessoas que não deveriam ter acesso a elas.
Nesse sentido, é recomendado utilizar ferramentas que dificultem, ao máximo, o vazamento de dados estratégicos, como metas, ações e resultados.
Logicamente, é necessário ter bom senso para veicular qualquer notícia. Os gestores, juntamente à equipe de comunicação, devem selecionar apenas os dados que são necessários para o conhecimento interno.
Ao mesmo tempo, é preciso ter cuidado na entrega das informações.
Imagine, por exemplo, que os colaboradores têm conhecimento de uma ação da organização pela imprensa. Isso é extremamente prejudicial para o engajamento dos funcionários, pois pode criar desmotivação e ruídos entre a diretoria, as gerências e os empregados.
Uma das consequências desse tipo de postura é a queda da motivação, o que pode prejudicar a produtividade.
4. Seja direto e favoreça a colaboração
Sem dúvida, é muito positivo possuir meios que mantém os colaboradores informados sobre o que acontece na corporação de forma rápida, clara e transparente.
Contudo, isso não é o suficiente para promover um alto grau de engajamento e de participação nos projetos.
É fundamental que todos tenham condições de utilizar as ferramentas de comunicação interna para expressar suas opiniões.
Ao oferecer um espaço para apresentar sugestões, elaborar críticas bem fundamentadas e fazer elogios, a organização mostra que está disposta a ouvir o empregado. Essa medida é muito importante para evitar conflitos e resolver rapidamente os problemas.
A recomendação é aproveitar a intranet, por exemplo, para abrir um espaço em que os funcionários podem colaborar de maneira ativa nos projetos mais importantes da organização.
No jornal interno, por exemplo, pode ser dada a oportunidade de um empregado escrever um pequeno artigo sobre como a empresa pode ser mais eficiente.
5. Tenha cuidado com os gastos de implantação
Pense que uma empresa está disposta a fazer com que os colaboradores possam ter informações atualizadas sobre as iniciativas mais relevantes. Uma boa maneira de fazer isso é por meio de uma TV corporativa. Porém, a organização não teve o cuidado de analisar devidamente os custos para implantar essa ferramenta.
Com certeza, é um erro grave e que deve ser evitado.
É muito desagradável divulgar um novo veículo de comunicação interna, mas não viabilizar essa ação por causa da falta de planejamento e de recursos financeiros.
Para evitar esse tipo de situação, a melhor alternativa é ter cautela e bom senso. Não adianta implantar uma ferramenta se não há condições de fazê-lo com qualidade e eficiência.
Com diálogo e ferramentas de comunicação que satisfaçam os empregados, a corporação terá mais condições de obter bons resultados.
6. Verifique as condições da equipe para trabalhar com diversos veículos
A empresa conta com um excelente gerente de comunicação e a diretoria está disposta a investir em várias alternativas para manter o público interno bem informado. Com certeza, isso contribui para que a organização tenha uma relação mais próxima com os funcionários.
No entanto, é necessário estar atento a um detalhe primordial: contar com funcionários qualificados e no quantitativo ideal para atualizar os veículos de comunicação. A variedade de opções é uma medida interessante para envolver o público interno, mas a exatidão e a clareza das informações são fundamentais.
É muito ruim ler um texto com erros de português e com dados incorretos. Isso acontece, muitas vezes, porque os profissionais estão sobrecarregados e fazem os trabalhos com pressa, sem tempo suficiente para checar informações e revisar adequadamente o conteúdo.
É preciso ter uma equipe com funcionários bem treinados e em número suficiente para dar conta de filtrar, selecionar e distribuir avisos e recados importantes da empresa para seus colaboradores.
Portanto, para utilizar corretamente as ferramentas de comunicação interna, é essencial contar com um bom planejamento, objetivos bem definidos e equipe qualificada.
Se você quer boas dicas para saber como a tecnologia pode melhorar a gestão e o desempenho de sua empresa, não deixe de acompanhar nosso blog. Afinal, o conhecimento é um grande diferencial no mundo corporativo.
