Como gestor, certamente você está sempre em busca de novas maneiras para que a equipe de backoffice desenvolva o trabalho com um bom ritmo e qualidade.
Em outras palavras, quer que eles façam mais e melhor. Para isso, é necessário realizar o controle de produtividade, que permitirá observar em quais pontos há problemas de desempenho.
Será que você sabe como conduzir o controle de produtividade da sua equipe?
Preparamos uma lista com cinco erros comuns. Confira e saiba porque você deve evitá-los na gestão do backoffice!
1. Microgerenciamento
Esse erro é um resquício de velhas práticas de gestão que alguns profissionais ainda não conseguiram abandonar.
Ele acontece quando você tenta centralizar em si mesmo todas as decisões e as principais tarefas. Qualquer coisa que a sua equipe faça deve passar pelas suas mãos e precisa da sua aprovação.
O problema é que o microgerenciamento reduz o ritmo de trabalho. Afinal, os colaboradores têm de parar o fluxo de atividades o tempo todo para pedir a autorização ou a aprovação do gestor.
Além do impacto negativo sobre a produtividade, o microgerenciamento também é ruim para a motivação da equipe.
Portanto, é preciso delegar mais e demonstrar confiança nas decisões de quem trabalha com você. Assim, seus colaboradores vão perceber que eles são realmente valorizados dentro da empresa.
2. Priorização incorreta
Você sabia que é possível trabalhar muito e produzir pouco? Isso acontece dentro das equipes de backoffice quando os gestores não conseguem estabelecer prioridades.
Seus colaboradores correm atrás de atividades que ocupam tempo mas não são realmente importantes para ajudar a atingir as metas do setor e da empresa.
Um dos exemplos mais clássicos de priorização incorreta é a realização de reuniões. Toda reunião consome uma grande quantidade de tempo e, em boa parte dos casos, seu único propósito é trocar informações.
No entanto, existem ferramentas que permitem organizar a comunicação e trocar informações de maneira bem mais ágil, sem consumir tanto tempo que poderia ser dedicado para, efetivamente, produzir resultados.
Existem várias metodologias para estabelecer prioridades no trabalho. Um exemplo bastante conhecido é a Matriz Urgente-Importante. Essas prioridades podem ser individuais ou coletivas — e elas também podem ser revisadas periodicamente, para incorporar eventuais mudanças nos objetivos de trabalho.
3. Procedimentos sem padrão
Existe algo ainda pior do que trabalhar muito em tarefas que não trazem retorno? Sim: trabalhar muito para reparar coisas malfeitas.
E essa situação acontece principalmente quando os procedimentos não são padronizados.
Se cada colaborador da sua equipe tem um método para cadastrar informações no sistema comercial, por exemplo, cada cadastro terá um formato diferente.
Caso seja necessário buscar ou cruzar informações, será um caos. Provavelmente alguém vai ter retrabalho, revisando todos os cadastros para deixá-los padronizados. Imagine o quanto de tempo e energia é desperdiçado!
Outra situação comum é que, quando uma determinada atividade é passada de um funcionário a outro, a pessoa que assume começa a fazer o trabalho de uma maneira completamente diferente.
Depois de algumas transições, a atividade vira uma verdadeira colcha de retalhos. Se isso acontece, por exemplo, com a contabilidade, a organização interna da empresa é prejudicada a longo prazo e pode afetar também atividades estratégicas — que dependem de informações consistentes.
4. Clima organizacional ruim
Clima organizacional é o termo técnico utilizado para definir como as pessoas se relacionam dentro da empresa — e como essas relações afetam seu moral.
Quando esse clima é ruim, a motivação cai e os funcionários perdem vontade de produzir. Basicamente, tudo que eles querem é bater o ponto e sair daquele ambiente negativo.
O que gera um clima organizacional ruim? São vários os motivos, mas vamos listar apenas 4:
- excesso de competitividade entre os colaboradores;
- falta de políticas de benefícios voltadas para os colaboradores;
- cultura organizacional não definida;
- gestão com foco apenas em números (e não em pessoas).
Mas uma das principais causas do clima organizacional ruim é a raiz de muitos problemas que, talvez, você já tenha visto acontecer em sua empresa: a falta de comunicação transparente e aberta entre gestão e equipe.
Falta de comunicação provoca insegurança e rumores pessimistas — um verdadeiro caos para a saúde do negócio. Logo, os colaboradores apostam para ver quem será o próximo a ser demitido. Não é surpreendente que, a essa altura, eles pouco se importem em produzir mais e ajudar o negócio a crescer.
Por outro lado, se os colaboradores são tratados de maneira franca e transparente, eles permanecem leais e engajados — mesmo em tempos de crise.
O segredo está em adotar uma postura agregadora, que valoriza o colaborador como peça-chave dentro da empresa. Além disso, adote a conversa como primeiro passo para resolver qualquer conflito.
5. Falta de controle adequado
Talvez o problema mais óbvio no controle de produtividade seja a falta dele. Afinal, quando foi a última vez que você analisou o quanto seus colaboradores produzem ao longo de um dia de trabalho?
Geralmente, o gestor só percebe que tem algo de errado com a produtividade quando ela despenca — ou seja, depois que o problema já se instalou.
Em grande parte, isso acontece porque a empresa não dispõe de um método de controle eficiente.
Ficar sentado ao lado do funcionário observando, enquanto ele trabalha, não é uma boa saída. Em primeiro lugar, é uma postura que gera muita pressão e afeta o clima organizacional.
Além disso, também é um método facilmente manipulável. Um funcionário pode “acelerar” o ritmo de trabalho enquanto você está lá e, no momento em que estiver sozinho, parar de produzir.
Portanto, a melhor saída é contar com uma tecnologia especializada no controle de produtividade.
Uma ferramenta de monitoria que ajude o gestor a responder a perguntas, como: por que um funcionário é ágil e outro é lento? Como uma demanda é rapidamente atendida, enquanto a outra permanece pendente por dias?
Assim, você conta com informações palpáveis sobre a produtividade — indicadores, métricas, números. De posse delas, é possível estabelecer medidas para eliminar os obstáculos que prejudicam a produtividade da equipe.
Agora você já sabe quais são os cinco erros mais comuns no controle de produtividade e pode ficar atento para não cometê-los. Continue acompanhando nosso blog e não se esqueça de fazer suas contribuições em forma de comentários. Até o próximo post.
