Em ambientes empresariais, produtividade e eficiência são sempre ativos valiosos. Esses indicadores são peças-chave para concluir se um negócio vai bem ou não. Por isso, é bom estar atento e garantir que eles estejam sempre satisfatórios. Afinal, toda empresa deseja alcançar altos índices de rendimento.
Muitos não sabem, porém, que existem metodologias apropriadas para obter esses índices. Em relação ao BackOffice, por exemplo, existem indicadores próprios para medir a eficiência de todos os processos.
Então, se você está interessado em saber um pouco mais sobre o assunto, continue a leitura. A seguir, separamos 4 dicas para medir esses índices para extrair o máximo de desempenho. Acompanhe!
Por que medir índices de produtividade no BackOffice?
O bom funcionamento de uma companhia, sem dúvida alguma, depende de um bom gerenciamento e controle sobre todos os processos envolvidos em sua operação. De modo que, sem as informações necessárias, qualquer tentativa de otimização às escuras será mal-sucedida.
Em outras palavras: é impossível melhorar a eficiência de uma empresa sem que esse indicador seja medido e analisado.
Mensurar a capacidade de produção é o primeiro passo para que a empresa consiga ter as informações suficientes para sustentar a tomada de decisões e, partir daí, criar uma estratégia capaz de melhorar os pontos certos da maneira mais adequada.
Devido à importância que todas as tarefas desempenhadas têm para um negócio, os indicadores de produtividade são mecanismos fundamentais para garantir a alta performance do setor. Eles têm a função de deixar claro — para os gestores e investidores — como anda o desempenho das tarefas no BackOffice, identificando falhas, gargalos etc. Além disso, esses índices influenciam em eventuais medidas a serem adotadas para otimizar o processo.
Quais métricas podem ser utilizadas?
De modo geral, o BackOffice é composto por diferentes atividades de suporte e assessoramento à empresa. De igual maneira, existem métricas variadas, capazes de indicar o modo como cada atividade está sendo desempenhada. A somatória desses indicadores podem dizer muito mais sobre a eficiência das tarefas. Vejamos alguns exemplos:
1. Índice de absenteísmo
É bem fácil de entender como essa métrica impacta na eficiência do BackOffice. Como o setor depende de recursos humanos, quando há um alto índice de ausências ao trabalho, por quaisquer que sejam os motivos, há também uma perda significativa na capacidade produtiva da equipe.
Essa situação pode ocasionar a sobrecarga de tarefas, o desperdício de recursos — como o pagamento de salário de funcionários ausentes — além de prejudicar a estrutura organizacional do trabalho, com alguns colaboradores fazendo a função de outros.
2. Percentual de erros cadastrais e erros em contratos
Repleto de processos administrativos envolvendo a manipulação de informações, o percentual de erros cadastrais é uma métrica importante de se acompanhar no BackOffice.
Essa métrica indica a quantidade de erros ocorridos durante os procedimentos de elaboração de contratos, atualizações cadastrais etc. A desatenção é uma das principais causas, seguida do cansaço e sobrecarga de trabalho.
Identificar as causas e diminuir os índices de erros são fatores que interferem na produtividade no BackOffice.
3. Taxa de solução de queixas pela equipe do SAC
O SAC se tornou um braço importante das atividades empresariais. Incumbido de receber e solucionar grande partes das demandas dos clientes, a eficiência desse importante setor da empresa pode ser utilizado como métrica para medir sua produtividade.
O Serviço de Atendimento ao Consumidor funciona como um termômetro das atividades de BackOffice, de modo que, quanto maior o número de reclamações, é bem provável que a ineficiência seja maior e, consequentemente, há a necessidade de intervenção. Além disso, o SAC serve para identificar falhas nas atividades para que elas possam ser solucionadas.
Como medir os índices de produtividade no BackOffice?
Agora, que você já sabe a importância da utilização de indicadores de produtividade, bem como algumas métricas capazes de auxiliar esse processo, é preciso, então, colocar em prática a medição. Confira algumas dicas para medir efetivamente esses índices:
1. Estabeleça metas
Com base na análise do setor, estabeleça metas aos seus colaboradores. Isso vai possibilitar uma visão mais ampla sobre a real capacidade do setor, identificando o quão distante sua empresa pode estar de um índice considerado ótimo e o quanto — e como — será necessário intervir para solucionar o problema.
2. Acompanhe de perto os processos
Estar próximo da equipe no momento de medir a produtividade do BackOffice é um fator de suma importância. Um olhar mais atento e aproximado permite descobrir falhas que não seriam identificadas de outra forma.
Além disso, a presença dos gestores no dia a dia dos trabalhos impacta de forma positiva o desempenho, contribuindo para uma maior eficiência e maior dedicação por parte dos funcionários.
3. Esteja atento aos feedbacks
Outra dica valiosa é ouvir as impressões de quem está inserido no BackOffice. Por mais que você conheça o funcionamento do setor e tenha experiência na condução dos processos, é sempre produtivo avaliar as impressões e demandas daqueles que lidam diariamente com esse tipo de atividade.
Essa política facilita a identificação de inconsistências e fornece uma base maior para a medição da produtividade.
4. Invista em tecnologia especializada
Tenha à disposição softwares e sistemas capazes de auxiliar na medição dos índices de produtividade no BackOffice.
Tais programas são desenvolvidos especialmente para essa finalidade, de modo que analisam as informações adequadas e montam estatísticas concretas sobre a atuação da companhia.
Neste contexto, softwares que adotam a metodologia BPM (Business Process Management em inglês, ou Gerenciamento de Processos de Negócios) ganham destaque nessa função.
Por meio deles é possível conhecer e administrar melhor os processos de BackOffice da empresa — a partir de um monitoramento mais detalhado e preciso, com o mapeamento das atividades e controle e automação de processos. Dentre os benefícios desse modelo de gestão, podemos citar:
- redução no desperdício de tempo e esforço da equipe;
- maior visibilidade e controle dos negócios;
- otimização na comunicação — fator de alta relevância no BackOffice;
- maior segurança na tomada de decisão etc.
Portanto, atingir um nível satisfatório de produtividade não é tão complexo — e é de extrema importância. Para isso, é indispensável a correta utilização e medição dos indicadores — e como vimos, isso pode ser feito por meio do acompanhamento do gestor com o auxílio de softwares especializados.
Se interessa pelo tema Produtividade? Quer aprofundar no assunto e entender melhor sobre os índices de produtividade e outras métricas? Temos outros conteúdos sobre este e outros temas relacionados à gestão. Leia também o post: Conheça os 5 indicadores de produtividade de BackOffice e deixe seu comentário.
