Você já parou para pensar que a sua equipe poderia produzir muito mais se você investisse na otimização do BackOffice? Problemas com contratos, alterações cadastrais ou faturas duplicadas são apenas algumas das atividades que ganhariam em agilidade e eficiência.
No entanto, gerentes e supervisores precisam ter uma visão clara e detalhada de como esses recursos estão atendendo às expectativas da demanda. Afinal, mesmo que as operações sejam práticas, se a equipe interna demorar para responder, a experiência do cliente é impactada negativamente.
Sendo assim, a qualidade dos serviços está diretamente associada ao desempenho da equipe que gerencia o BackOffice, bem como aos recursos tecnológicos disponíveis de que você dispõe para esta finalidade.
No post de hoje, você vai conhecer os benefícios de otimizar os processos e dicas de gestão. Acompanhe!
Benefícios da otimização de BackOffice
Maior visibilidade dos processos
O uso de soluções tecnológicas permite uma visão mais abrangente dos processos da empresa, como finanças, controle de estoque e outros. Com mais clareza e agilidade, os colaboradores são capazes de encontrar e corrigir falhas em tempo hábil. Isso significa mais autonomia e rapidez nos processos.
Redução de custos
Outra vantagem de otimizar o BackOffice é a redução de custos em todos os aspectos, como consequência do menor desgaste por uso de equipamentos, menor ocorrência de falhas e retrabalhos e economia de energia. Tudo isso também ajuda a melhorar a qualidade do serviço prestado ao cliente, enquanto ainda reduz os recursos humanos necessários por meio de modelos preditivos.
Aumento da produtividade
As operações são executadas de forma objetiva para evitar retrabalho e perdas, o que influencia no aumento da produtividade, ou seja, tudo que era feito antes é executado em menos tempo. Uma gestão otimizada permite guiar, automatizar e gerenciar os fluxos de trabalho que podem ser configurados conforme as demandas. Isso garante que as etapas do processo não sejam negligenciadas e aconteçam na sequência correta.
Vantagens de um software para controle da produtividade
Conheça a seguir algumas das vantagens de um software para monitorar a produtividade das equipes:
- identificar o perfil de recursos humanos certo para atender aos objetivos de nível de atendimento para todas as tarefas, mesmo frente a acontecimentos inesperados;
- incluir recursos de programação entre vários locais que proporcionam uma perspectiva global para ambientes que compartilham tarefas entre diferentes locais;
- estimular o compartilhamento prático de dados da força de trabalho para permitir uma visão completa e precisa das atividades e da produtividade;
- reunir dados sobre tarefas e funcionários para ganhar visibilidade, em tempo real e por meio de históricos, sobre como os objetivos estão sendo cumpridos;
- avaliar os funcionários e monitorar em tempo real o respeito aos horários de trabalho e cumprimento das metas;
- acompanhar o desempenho atual dos funcionários em relação às metas, de forma a ajudar os funcionários a compreender seus desempenhos e os gerentes a identificar áreas de melhoria;
- fornecer painéis de controle e relatórios que medem a produtividade global da organização e dos colaboradores individuais;
- investir em capacitação quando o desempenho de um funcionário for inferior ao esperado e melhorar a eficácia operacional individual;
- capacitar os funcionários para gerenciar seus próprios horários de trabalho dentro de parâmetros pré-definidos, para aumentar a motivação e a retenção.
5 dicas para uma boa otimização de BackOffice
Agora que você já conhece a importância de uma gestão de BackOffice organizada e também os benefícios de investir em melhorias, acompanhe 5 dicas para otimizar sua administração:
1. Mantenha o número ideal de colaboradores
Ter o número ideal de colaboradores a serviço da empresa é o básico para otimizar a força de trabalho. A tecnologia é um recurso indispensável, mas necessita de pessoas habilitadas para operá-la.
É importante considerar que a automação dos processos permite que os colaboradores se desenvolvam de forma pessoal e profissional, pois a equipe desempenha as tarefas diárias da empresa com mais precisão.
2. Invista na gestão de equipe
As soluções de otimização de BackOffice, quando somadas aos recursos humanos e sua força de trabalho, ajudam a aumentar a produtividade nas operações. Por esse motivo, o ideal é que você ofereça cursos e treinamentos constantes para garantir a capacitação de cada colaborador.
O resultado final é uma resposta consideravelmente mais rápida e precisa às questões dos clientes. Dessa forma, é possível cultivar a fidelidade por meio da satisfação em longo prazo, sem a necessidade de adicionar recursos ou aumentar o orçamento.
3. Automatize o que você pode
Verifique se na sua empresa existem aquelas tarefas extremamente demoradas, mas que podem ser automatizadas — normalmente, a folha de pagamento é um exemplo disso. Então, comece pelo o que mais está travando o seu desenvolvimento. Além de simplificar seu processo ainda mais, automatizar algumas tarefas pode ajudar a minimizar erros também.
4. Considere sua atribuição de deveres
Muitas empresas não podem contratar uma equipe grande, mas lembre-se de que várias coisas acontecendo de uma só vez pode aumentar a probabilidade de erros e contribuir para o atraso em trabalhos. Da mesma forma, atribuir tarefas demais a uma pessoa ou a uma equipe só pode dominá-las e deixá-las atormentadas e insatisfeitas com suas condições de trabalho.
5. Faça uso da tecnologia
Hoje, a tecnologia oferece a possibilidade de o gestor ter uma visão detalhada sobre a execução das atividades internas. O nível de produtividade de cada trabalhador pode ser medido e analisado. Isso significa mensurar a quantidade e o tempo das tarefas realizadas, assim como a ociosidade.
Outro benefício de automatizar processos é poder ser notificado sempre que os resultados ficam abaixo do esperado. Dessa forma, é possível buscar soluções para problemas específicos em tempo hábil. Adote o uso da tecnologia para ter mais autonomia e praticidade no controle do tempo e eficácia de conclusão das tarefas.
A otimização do BackOffice com ajuda de tecnologias que permitem monitorar o desempenho da equipe é uma necessidade que as organizações não podem se dar ao luxo de dispensar. Afinal, o sucesso do seu negócio depende essencialmente da produtividade dos recursos humanos. Pense nisso!
O que achou das dicas sobre a importância de otimizar os processos no BackOffice? Você também irá gostar do conteúdo sobre os 5 indicadores de produtividade de BackOffice. Confira este outro post e, ao final da leitura, deixe seu comentário. Boa leitura.
