Muitos concordariam que um dos maiores ladrões de tempo são as reuniões. E, por outro lado, elas não podem ser completamente descartadas da rotina de trabalho. Mas existem, sim, formas de conduzir reuniões produtivas, que agregam valor e não desperdiçam tempo.
Desde que as pessoas se tornaram o centro da organização, no mundo corporativo, produtividade tornou-se um tema muito mais complexo. Afinal, pessoas não são máquinas; não basta apertar um botão para aumentar a velocidade, por exemplo.
Então, como fazer com que sua equipe trabalhe mais e melhor? Uma boa resposta é descobrir onde normalmente perde-se tempo e otimizar essas atividades.
Nós vamos apresentar sete dicas para realizar essa proeza; então, confira!
1. Para ter reuniões produtivas, limite-as a 15 minutos
Um dos maiores problemas no caminho para uma reunião produtiva é a duração do encontro. Então, limitar esse tempo faz todo sentido. No entanto, por que 15 minutos? A lógica está por trás das pesquisas sobre a capacidade de manter a atenção.
Em geral, elas indicam que nosso período máximo de concentração é de 10 a 18 minutos. Portanto, marcar reuniões de 15 minutos garante que todos os participantes estarão focados na questão central do começo ao fim.
Se você tiver dificuldades para ater-se aos 15 minutos, coloque um alarme. É uma medida temporária, até que todos se acostumem com a nova prática e comecem a agilizar as reuniões para atingir seu objetivo dentro do tempo disponível.
2. Experimente fazer reuniões em pé!
O problema de uma reunião tradicional, com todos sentados em torno de uma mesa, é que ela é muito confortável. Sim, isso é ruim. Afinal, quando você está confortável em uma situação, não vê motivo para apressar seu fim.
Agora, quando você está em pé, fica cansado e desconfortável mais rápido. Sua tendência natural é acelerar a discussão para poder encerrar o encontro logo. É uma maneira um pouco drástica, mas eficiente, para garantir que seus colaboradores não vão se entreter com conversas paralelas e “sociabilização excessiva” nesse momento.
3. Institua uma política de zero eletrônicos
Se você quer encerrar um trabalho depressa e com qualidade, concentração é essencial. Então, é preciso eliminar distrações: ligações, mensagens, e-mails. Isso vale, é claro, quando falamos em uma reunião. O problema é que a maioria dos profissionais não vai a lugar algum sem seu smartphone, tablet ou notebook.
Talvez você tenha um pouco mais de dificuldades com essa dica, já que as pessoas terão que se acostumar a passar algum tempo longe de seus eletrônicos. Por outro lado, essa espécie de “dependência” também vai ajudar a manter as reuniões produtivas e curtas. Não faria sentido, afinal, manter sua equipe incomunicável durante um encontro de uma hora.
4. Chame apenas as pessoas indispensáveis para as reuniões
Líderes que apresentam um perfil mais democrático tendem a querer que toda a sua equipe (de trinta ou mais colaboradores) participe de cada reunião. Mas empresas de alta performance discordam. Na Google, por exemplo, a regra é um máximo de 10 participantes por reunião. De cinco a sete seria o ideal.
O motivo não é simplesmente evitar que a reunião se estenda além da conta, com muitas pessoas querendo falar. Na verdade, o mais importante é que isso deixa os demais colaboradores livres para seguirem adiante com o trabalho.
Entretanto, para que essa estratégia não tenha um efeito desmotivante naqueles que ficam fora da lista, nem gere conflitos, é preciso mudar a cultura da empresa.
Ajude sua equipe a entender que participar de reuniões não é um critério para medir a importância de ninguém no trabalho. E lembre-se de comunicar aos que não foram chamados as decisões resultantes da reunião, ainda que seja por meio de um e-mail.
5. Saia da reunião com metas e DRIs
Vamos começar explicando o que é “DRI”. Em inglês, “Directly Responsible Person”, ou seja, pessoa diretamente responsável.
Então, você faz uma reunião porque existe um problema que precisa ser resolvido ou um projeto que precisa ser desenvolvido, certo? Logicamente, ao terminar a reunião, você deve ter estipulado ações para sua equipe. Mas não adianta deixá-las em aberto para todos, pois assim ninguém tomará a frente para executá-las.
O ideal é que cada ação fique sob a responsabilidade direta de alguém presente na reunião. Essa pessoa terá que prestar contas sobre o andamento daquilo que foi combinado. Desta forma, você pode ter mais certeza de que a reunião será produtiva, no sentido de que não será apenas tempo gasto falando. Ela vai gerar resultados reais.
Para completar, faça uma ata do que foi decidido. Esse documento, assinado por todos os participantes, reforça o compromisso em cumprir as metas, ou seja, as tarefas são designadas individualmente.
6. Tenha uma questão central em todas as reuniões
Para algumas empresas, a reunião já se tornou parte da rotina de trabalho. Isso significa que elas acontecem sempre naquele dia e horário, mesmo que não haja nenhum assunto específico, seja um projeto ou um problema, a discutir. É apenas um ritual a ser cumprido — e, portanto, foge da definição de uma reunião produtiva.
Então, a partir de agora, todas as reuniões da sua equipe devem ter uma questão central. Se o objetivo de juntar dez pessoas e gastar quinze minutos do seu tempo (um total coletivo de duas horas e meia de trabalho!) não puder ser claramente definido em poucas palavras, você provavelmente não precisa desse encontro.
Em outras palavras? Acabe com as “reuniões periódicas” e mantenha somente aquelas com um propósito real.
7. Incentive comunicação contínua e por diversas vias
Ok. Então, lá no começo, dissemos que não é possível acabar com as reuniões. Mas você pode reduzir consideravelmente sua quantidade, se incentivar outras formas de comunicação em sua equipe.
Existem situações em que não é possível chegar a uma decisão sem colocar todas as pessoas em uma mesma sala. Mas por que fazer uma reunião, quando o assunto poderia ser discutido via chat, ou telefone, ou e-mail?
Como já vimos, fazer reuniões simplesmente pelo (suposto) status dessa atividade é um desperdício de tempo. Por isso, se existe uma forma mais direta, rápida e prática de resolver a questão que seria pauta, então use-a!
Está tendo problemas para que seus colaboradores percebam que é preciso “acelerar o passo” e fazer reuniões produtivas de verdade? Então, leia também nosso artigo sobre como melhorar o senso de urgência da sua equipe!